Wręczanie świątecznych prezentów pracownikom ma różne konsekwencje – w zależności od tego, z jakich środków finansowane są upominki i jaki typ umowy łączy obie strony. Pracownik nie zapłaci podatku, jeśli prezent został opłacony z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W 2024 r. może skorzystać ze zwolnienia z PIT do limitu 1000 zł. Z kolei pracodawcy mogą odliczyć tylko niektóre wydatki na upominki dla załogi.
Kiedy pracownik ma przychód
Wyjaśnia, że zgodnie z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (K 7/13) za przychód pracownika z tytułu „innych nieodpłatnych świadczeń”, o których mowa w art. 12 ust. 1 i art. 11 ust. 1 ustawy PIT mogą być uznane świadczenia, które:
po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).
Na tej podstawie dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał w interpretacji z 4 listopada 2023 r. (nr 0112-KDIL2-1.4011.718.2023.1.KF), że pracownicy nie zapłacą podatku od świątecznych upominków oznaczonych logo firmy (np. walizki, torby podróżne, plecaki, bluzy). Nie są one przekazywane w interesie pracowników, ponieważ nie sposób uznać, że gdyby pracownicy nie otrzymali firmowych gadżetów, to wydaliby pieniądze na ich zakup.
Ale w interpretacji z 4 sierpnia 2021 r. (nr 0114-KDIP3-1.4011.407.2021.2.MG) fiskus stwierdził jednoznacznie, że pracownik ma przychód ze stosunku pracy i zapłaci PIT, jeśli otrzyma od spółki paczkę świąteczną sfinansowaną ze środków obrotowych spółki.
Nie ma podatku od paczek sfinansowanych z ZFŚS
Firmy, które tworzą ZFŚS, mogą skorzystać ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem wolna od podatku jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.
Na marginesie przypomnijmy, że latach 2020 – 2023 limit ten wynosił 2 000 zł – na podstawie art. 52l pkt. 3 ustawy o PIT, dodanego tzw. ustawą antycovidową.
By skorzystać ze zwolnienia, trzeba spełnić łącznie kilka warunków. Świadczenie musi:
być przyznane pracownikowi,
mieć związek z finansowaniem działalności socjalnej określonej w przepisach o ZFŚS,
mieć charakter świadczenia rzeczowego lub pieniężnego,
źródłem finansowania muszą być w całości środki z ZFŚS lub funduszy związków zawodowych.
Pracodawca zaliczy wydatki na prezenty dla pracowników do kosztów uzyskania przychodów. Ich wręczanie ma bowiem charakter motywacyjny, co pośrednio przekłada się na uzyskiwane przychody. Dotyczy to jednak podarunków, które są finansowane ze środków obrotowych przedsiębiorcy. Inaczej jest natomiast w przypadku prezentów sfinansowanych z ZFŚS. Pracodawca zalicza do kosztów podatkowych odpisy na ZFŚS, z którego następnie finansowane są prezenty, więc nie ma prawa do odliczenia wartości prezentów. Gdyby bowiem wydatki na prezenty dla pracowników sfinansowane z ZFŚS mogły zostać odliczone od przychodów przedsiębiorcy, oznaczałoby to de facto podwójne odliczenie tego samego wydatku.
W niektórych okolicznościach prezenty dla pracowników są uznawane za darowiznę, np. gdy firma wręcza im nagrody okolicznościowe czy jubileuszowe. Dotyczy to sytuacji, w których otrzymywanie prezentu nie wynika z umowy o pracę, regulaminu pracy lub innych aktów wewnętrznych, czyli ma być ma być formą gratulacji, a nie elementem wynagrodzenia.
Dyrektor KIS wyjaśnił w interpretacji z 13 października 2023 r. (nr 0111-KDIB2-2.4015.99.2023.5.MM), że zgodnie z orzeczeniem Trybunału Konstytucyjnego należy odróżnić świadczenia na rzecz pracownika będące wynagrodzeniem za pracę (opodatkowane PIT) od świadczenia na w celu jego uhonorowania, pogratulowania – niemającego związku z wykonywanymi obowiązkami (podlegającego opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn). Dla pracownika są one zwolnione z podatku od spadków i darowizn do limitu 5733 zł (III grupa podatkowa). – Należy pamiętać, że dla pracodawcy wartość darowizn nie stanowi kosztów uzyskania przychodu
Prezenty dla współpracowników na innych zasadach
Fiskus nie zgadza się co do zasady, by wydatki na upominki dla współpracowników stanowiły dla spółki koszt uzyskania przychodu. Nie można też zastosować zwolnienia dla świadczeń z ZFŚS, ponieważ z funduszu finansowane są tylko świadczenia dla pracowników
Co więcej, wartość upominku jest co do zasady przychodem kontrahenta, od którego powinien on sam zapłacić podatek. Firma wręczająca upominek nie pełni tu funkcji płatnika. Obdarowany kontrahent może jednak zastosować zwolnienie z podatku przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 68a, jeśli spełni odpowiednie warunki. Zgodnie z tym przepisem wolna od podatku jest wartość nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w art. 20 ust. 1, otrzymanych od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą – jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza kwoty 200 zł. Zwolnienie nie ma zastosowania, jeżeli świadczenie jest dokonywane na rzecz pracownika świadczeniodawcy lub osoby pozostającej ze świadczeniodawcą w stosunku cywilnoprawnym.