Krajowy System e-Faktur – aktualne terminy, czyli planowane zmiany w 2025 r. i kolejnych latach

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system umożliwiający wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Faktury będą przyjmowane przez system w formacie xml, przy wykorzystaniu programów komercyjnych lub z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. W założeniu miał zacząć obowiązywać już w 2022 r., na początku jako rozwiązanie dobrowolne, po kilku miesiącach obligatoryjnie dla podatników VAT. Jednak z uwagi na duże problemy, nie tylko techniczne, terminy te były kilkukrotnie przesuwane. Jakie są obecne regulacje w tym zakresie i kiedy podatnicy mogą spodziewać się wejścia w życie nowych obowiązków? Sprawdźmy.

Proponowane zmiany w zakresie KSeF

Główne rozwiązania, które proponuje resort finansów w zakresie Krajowego Systemu e-Faktur to:

  • wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (zarówno podatników czynnych, jak i podatników zwolnionych z VAT) w następujących terminach:
    • od 1 lutego 2026 r. – podatnicy, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła w 2025 r. kwotę 200 mln zł,
    • od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy,
  • utrzymanie do 31 lipca 2026 r. możliwości wystawiania faktur na kasach rejestrujących,
  • odroczenie do 31 lipca 2026 r. wymogu podania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonywanych w mechanizmie podzielonej płatności),
  • wprowadzenie do końca 2026 r. dobrowolnie stosowanego przez podatników trybu offline – po tym okresie również będzie on mógł być stosowany, ale wyłącznie w sytuacji awarii systemu lub trybu offline u podatnika,
  • wprowadzenie okresu przejściowego od kwietnia do końca września 2026 r. dla mikroprzedsiębiorców – przez ten czas przedsiębiorcy, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży – 10 tys. zł miesięcznie) nie będą obowiązani do wystawiania e-faktur,
  • dobrowolne wystawianie e-faktur dla konsumentów,
  • wprowadzenie nowej funkcjonalności polegającej na umożliwieniu przesyłania faktur do KSeF wraz z załącznikiem, który będzie stanowił integralną część e-faktury – co istotne, funkcjonalność ta będzie dostępna dla użytkowników systemu po złożeniu odpowiedniego zgłoszenia w tym zakresie,
  • instalacja certyfikatów do kodów QR przez wprowadzeniem obowiązku wystawiania faktur w KSeF – podatnicy będą mieli możliwość wcześniejszego wygenerowania oraz poboru certyfikatów wystawcy faktur w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF, a także gdy podatnik będzie czasowo korzystał z wystawiania faktur poza Krajowym Systemem e-Faktur, jednak możliwość ta będzie nie wcześniej niż od 1 listopada 2025 r.,
  • wymóg podania na fakturze numeru NIP jednostki podległej JST – zmiana ta ma na celu zapewnienie dostępu do faktur w systemie jednostkom podległym jednostkom samorządu terytorialnego.

Ministerstwo Finansów podkreśla, że proponowane zmiany pozwolą przedsiębiorcom lepiej przygotować się do wprowadzenia systemu KSeF w zakresie wystawiania e-faktur oraz zapewnią takie zrozumienie przyjętych rozwiązań, aby wprowadzenie przez podatników zmian w systemach księgowych nie wiązało się z niepotrzebnymi kosztami oraz odbyło się bez zakłóceń dla prowadzonej działalności gospodarczej.

Jak widać, rok 2025 nie przyniesie znaczących rewolucji w zakresie elektronicznego wystawiania faktur w systemach stworzonych przez Ministerstwo Finansów. Jednak jest to czas, kiedy podatnicy – wiedząc, kiedy obowiązki te wejdą w życie – mają możliwość odpowiedniego przygotowania oraz dostosowania się do nadchodzących zmian. Warto już wcześniej zainteresować się możliwymi do wprowadzenia rozwiązaniami, by ich późniejsze wprowadzenie odbyło się płynnie i w sposób niewadzący prowadzonej działalności gospodarczej.