Współczynnik urlopowy służy przede wszystkim do obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w związku z zakończeniem stosunku pracy. Przepisy odsyłają jednak do niego także w wielu innych przypadkach naliczania różnych świadczeń dla pracowników, w których ustalenie danego świadczenia opiera się na zasadach dotyczących obliczania ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Przykładowo można tutaj wskazać obliczanie:

• wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy, przysługującego pracownikowi przywróconemu do pracy (art. 47 i 57 par. 1 i 2 k.p.),
• odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę (art. 92¹ par. 1 k. p.).

Ustalenie współczynnika

Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego.

Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, tak ustaloną wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.

Przykład: Umowa o pracę z pracownikiem kończy się 20 stycznia. Do dnia rozwiązania umowy nie wykorzysta urlopu należnego proporcjonalnie za 2025 r. ale też ma 3 dni urlopu zaległego z 2024 r. Czy dla ekwiwalentu pieniężnego za urlop pozostały z 2024 r. należy przyjąć współczynnik dla 2024 r.?

Wypłacając w styczniu ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop należy przyjąć współczynnik dla stycznia w odniesieniu do całego urlopu, w tym także zaległego. Istotny jest moment nabycia prawa do ekwiwalentu, a nie okres, z którego rozliczany jest urlop.

Współczynnik w styczniu i pozostałej części 2025 r.

Opublikowana z 6 grudnia 2024 r. ustawa o zmianie ustawy o dniach wolnych od pracy oraz niektórych innych ustaw ustanawia Wigilię Świąt Bożego Narodzenia świętem będącym dniem wolnym od pracy. Skoro Wigilia będzie świętem, to wpływa w oczywisty sposób na wysokość współczynnika. Ustawa wchodzi jednak w życie 1 lutego i dopiero od tego dnia Wigilia będzie dniem świątecznym. Oznacza to, że także dopiero od tego dnia Wigilia wpłynie na współczynnik.

Ważne: Należy ustalić odrębnie jego wysokość dla stycznia oraz pozostałej części 2025 r.

Wysokość współczynnika dla stycznia 2025 r.:

[365 dni roku – (52 niedziele + 11 dni świątecznych + 52 dni wolne)] : 12 = 20,83.

Współczynnik przy przykładowym zatrudnieniu niepełnoetatowym:

–  1/2 etatu 10,42 (20,83 × 1/2),

– 1/4 etatu 5,21 (20,83 × 1/4),

– 3/4 etatu 15,62 (20,83 × ¾).

Wysokość współczynnika w okresie luty – grudzień 2025 r.:

[365 dni roku – (52 niedziele + 12 dni świątecznych + 52 dni wolne)] : 12 = 20,75.

Współczynnik przy przykładowym zatrudnieniu niepełnoetatowym:

– 1/2 etatu 10,38 (20,75 × 1/2),

– 1/4 etatu 5,19 (20,75 × 1/4),

– 3/4 etatu 15,56 (20,75 × ¾).

Przykład: Okres wypowiedzenie upływa 31 stycznia, ekwiwalent będzie wypłacony 3 lutego. Do ustalenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop należy przyjąć współczynnik dla stycznia, gdyż prawo do ekwiwalentu nabywane jest w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Podstawa prawna:

• par. 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r., Nr 2, poz. 14)
• ustawa z 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy o dniach wolnych od pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r., poz. 1965)