Doręczenia elektroniczne stanowią jedną z najistotniejszych zmian w działaniu podmiotów publicznych, jaka została wprowadzona w ostatnich latach. Pełne wdrożenie reformy doprowadzi do sytuacji, w której właściwie zupełnie znikną przesyłki polecone, a kontakt z sądem czy z urzędem będzie możliwy za pomocą specjalnego systemu, zwanego e-doręczeniami. Dzięki temu wszyscy – w tym adwokaci i radcowie prawni – będą mogli załatwiać sprawy sądowe czy urzędowe bez wychodzenia z domu. To wręcz rewolucyjne zmiany, jednak ich wprowadzenie napotyka na pewne trudności. Niedawno po raz kolejny ustawodawca zdecydował się na zmianę kalendarza zmian. Od kiedy więc należy przejść na cyfrowy sposób doręczeń?
Nowe zasady już obowiązują
Co do zasady, system e-doręczeń już obowiązuje, od 1 stycznia trwającego roku zarówno dla podmiotów publicznych, jak i osób wykonujących zawody zaufania publicznego, a więc przykładowo radców prawnych i adwokatów. Jednak, jak na razie, ciągle jest to możliwość, a nie obowiązek. Tym samym każdy zainteresowany ma prawo złożyć swoje pismo do sądu lub organu – a więc m. in. do urzędów miast, gmin, powiatów czy ministerstw, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Narodowego Funduszu Zdrowia, szkół i przedszkoli – i oczekiwać udzielenia odpowiedzi na swój adres elektroniczny. Wybór przez wnioskodawcę e-doręczeń nierzadko przesądza o tym, że korespondencja z organem będzie prowadzona wyłącznie w sposób cyfrowy.
Obowiązek stosowania e-doręczeń
Założeniem ustawodawcy jest, aby możliwość ta – i to już niedługo – stała się obowiązkiem. Każdy przedsiębiorca zarejestrowany w Krajowym Rejestrze Sądowym, czyli przede wszystkim spółki prawa handlowego, musi utworzyć swój adres do doręczeń elektronicznych do 1 kwietnia 2024 r. Najdalej miesiąc później, czyli 1 maja, taki adres będą musieli posiadać wszyscy prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze, a więc przedsiębiorcy zarejestrowani w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Najwięcej czasu na wdrożenie e-doręczeń pozostawiono sądom i prokuraturom. Zgodnie z nowelą ustawy o doręczeniach elektronicznych jak na razie doręczenia elektroniczne znajdą zastosowanie do zmian w treści wpisów zamieszczanych w CEIDG. Przedsiębiorcy tam zarejestrowani będą musieli stosować ten adres także do innych rodzajów spraw dopiero od 1 października 2026 r.
Jak założyć skrzynkę do e-doręczeń?
W każdym razie posiadanie skrzynki do e-doręczeń już teraz jest bardzo wygodnym rozwiązaniem, pozwalającym na uniknięcie – w wielu przypadkach – konieczności prowadzenia tradycyjnej, papierowej korespondencji z organami władzy publicznej. Założenie takiej skrzynki pozostaje prostym zadaniem, a wszelkie formalności można załatwić bez wychodzenia z domu. Wniosek o utworzenie takiego adresu składa się za pośrednictwem e-usługi, dostępnej z poziomu każdej wyszukiwarki internetowej.
Po wskazaniu o jaki dokładnie rodzaj e-doręczenia nam chodzi, system generuje wniosek skierowany do ministra cyfryzacji. Aby go złożyć, niezbędne jest podpisanie wniosku za pomocą jednego z następujących rozwiązań:
- profilu zaufanego,
- e-dowodu,
- aplikacji mObywatel,
- bankowości elektronicznej,
- eID.
Złożenie wniosku jest potwierdzane e-mailem przesyłanym na wskazany przez wnioskodawcę adres. Na ten adres otrzymuje się także link do aktywacji swojej elektronicznej skrzynki do doręczeń. Aktywowanie jej otwiera możliwość korzystania z usługi e-doręczenia.
Zobacz także: e-Doręczenia: Obowiązki pełnomocników od 1 stycznia 2025
Podstawa prawna: