Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Jeżeli plan urlopów nie jest tworzony, terminy wykorzystywania urlopów ustalane są przez pracodawcę po porozumieniu z pracownikiem. Przepisy kodeksu pracy przewidują także tzw. urlop na żądanie, czyli nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym udzielane w terminie wskazanym przez pracownika.
Urlop wynikający z planu
Plan urlopów to ustalone z wyprzedzeniem na przyjęty w nim okres terminy urlopów wypoczynkowych.
| Uchwała SN z 6 marca 1980 r. (sygn. akt V PZP 7/79):
Nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy. Wbrew wyrażanemu niejednokrotnie poglądowi, planowi urlopu nie można przypisywać jedynie roli organizatorskiej. Artykuł 163 § 1 k.p. stanowi bowiem, że urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, a z przepisów art. 162 i 165 k.p. wynika, że przesunięcie terminu urlopu nastąpić może tylko w szczególnych sytuacjach. Wskazuje to na wiążące strony znaczenie planu urlopów. |
Ważne! Jeżeli przed rozpoczęciem określonego w planie terminu urlopu podanego pracownikowi do wiadomości zakład pracy nie zawiadomi pracownika o przesunięciu terminu urlopu, pracownik ma prawo rozpocząć i wykorzystać urlop w zaplanowanym terminie. W sytuacji, gdy nie zachodzą okoliczności uzasadniające przesunięcie urlopu pracownik nie tylko może, ale i powinien wykorzystać urlop w planowanym okresie, a pracodawca w terminie zaplanowanego urlopu może nie dopuścić go do wykonywania pracy.
Pracodawca może jednak w ramach ustalanej w regulacjach wewnątrzzakładowych procedury udzielania urlopów wprowadzić obowiązek odrębnego poinformowania o rozpoczynaniu urlopu, w tym także nałożyć formę wniosku urlopowego. W takiej sytuacji niezachowanie procedury przez pracownika stanowić będzie naruszenie obowiązków pracowniczych.
Przykład: Pracownik miał zaplanowany w stworzonym na początku roku planie urlop od 1 do 15 kwietnia. Nie wystąpiły okoliczności skutkujące brakiem możliwości rozpoczęcia urlopu (usprawiedliwiające nieobecność w pracy lub informacja od pracodawcy o powstaniu szczególnych potrzeb skutkujących koniecznością przesunięcia urlopu – art. 165 i 164 k.p.). 1 kwietnia pracownik nie przyszedł do pracy. Skontaktował się z nim pracodawca z zarzutami, że pracownik naruszył podstawowe obowiązki, gdyż każdorazowo obowiązany jest złożyć wniosek urlopowy.
Taki obowiązek może wynikać z obowiązujących w zakładzie pracy wyraźnie ustalonych zasad wewnętrznych, wynikających w szczególności z regulaminu pracy bądź ewentualnie ustalonych, powszechnie znanych pracownikom zwyczajów. W innych przypadkach pracownik nie ma obowiązku składania wniosku urlopowego – termin urlopu został już ustalony w planie.
Urlop bez planu i urlop na żądanie
W przypadku braku planów urlopów terminy urlopów są ustalane na bieżąco, najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest składanie wniosków urlopowych i ich akceptacja (lub odmowa akceptacji) przez pracodawcę. Pracownik nie może przyjąć, że złożenie wniosku jest wystarczające i rozpocząć urlop bez jego udzielenia przez pracodawcę. Tak konsekwentnie wskazuje się w orzecznictwie sądowym, przykładowo wyrok SN z 5 grudnia 2000 r. (sygn. akt I PKN 121/00): zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy. Naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielania pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (obecnie do końca września – dopisek autora), nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez zgody pracodawcy.
Dotyczy to także urlopu na żądanie. Sąd Najwyższy w wyroku z 22 listopada 2018 r. (sygn. akt II PK 199/17) wskazał, że podmiotem kreującym zaistnienie urlopu wypoczynkowego pozostaje pracodawca. Znaczy to tyle, że pracownik nie może korzystać z tego prawa – w tym także w ramach tzw. urlopu na żądanie bez jego udzielenia.
Ważne! Rozpoczęcie urlopu na „żądanie” przed udzieleniem go przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 par. 1 pkt 1 k.p. (wyrok SN z 16 września 2008 r., sygn. akt II PK 26/08).
Specyfika konstrukcji urlopu na żądanie nakłada na pracodawcę obowiązek natychmiastowej właściwie reakcji na wniosek pracownika i – co do zasady – udzielenie urlopu na żądanie.
Jak podkreśla SN w wyroku z 22 listopada 2018 r. (sygn. akt II PK 199/17), rygory wynikające z art. 1672 k.p. mogą zostać złagodzone przez odpowiednie postanowienie regulaminu pracy albo przyjętą u pracodawcy praktykę zakładową (zwyczaj).
Przykład: W regulaminie pracy przyjęto, że wniosek o urlop na żądanie przekazany może zostać w jakikolwiek sposób (pisemnie, mailowo, telefonicznie), w razie zaś odmowy udzielenia tego urlopu pracodawca niezwłocznie po otrzymaniu wniosku informuje o tym pracownika. Brak reakcji ze strony pracodawcy uznano w regulaminie za równoznaczne z udzieleniem urlopu.
Podstawa prawna: