Utrata czy brak pierwotnego dokumentu
Inne skutki podatkowe wystąpią w przypadku, gdy duplikat został wystawiony w związku z utratą przez podatnika faktury pierwotnej, a inne wtedy, gdy faktura pierwotna nigdy do podatnika nie dotarła.
W pierwszym przypadku samo otrzymanie duplikatu nie rodzi skutków podatkowych, bowiem transakcja została już rozliczona na podstawie faktury pierwotnej, która później została później utracona. W związku z tym duplikat należy umieścić w dokumentacji w miejsce utraconej faktury.
Inaczej jest w sytuacji, gdy do podatnika w ogóle nie dotarła faktura pierwotna. Duplikat należy wówczas potraktować jak zwykłą fakturę, mając jednak na uwadze, że data wystawienia duplikatu jest inna niż data wystawienia faktury pierwotnej.
Data poniesienia kosztu
W podatku dochodowym za dzień poniesienia kosztu uznaje się:
- dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury lub na podstawie innego dowodu – w przypadku ksiąg rachunkowych,
- dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu – w przypadku księgi przychodów i rozchodów.
Powyższe oznacza, że koszt podatkowy na podstawie duplikatu faktury podatnik zaksięguje (i rozpozna) w dniu wystawienia duplikatu faktury.
Ważne! Powyższe zasady nie mają zastosowania w przypadku faktur dotyczących zakupu towarów handlowych. Zgodnie bowiem z rozporządzeniem ws. prowadzenia KPIR, jeśli materiał lub towar dokumentowany fakturami został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, zaksięgowanie operacji powinno nastąpić na podstawie sporządzonego opisu. Późniejsze otrzymanie faktury może mieć wpływ jedynie na ewentualne różnice między otrzymanymi towarami a duplikatem faktury – wówczas na podstawie duplikatu podatnik wprowadza do ksiąg różnice.
Podatek od towarów i usług
1. Transakcje krajowe
Obniżenie podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur zakupowych może nastąpić nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. W związku z tym otrzymanie duplikatu (jeśli faktura pierwotna w ogóle nie dotarła do podatnika) uprawnia podatnika do odliczenia podatku z niego wynikającego dopiero w momencie jego otrzymania (wystawienia) – lub nie później niż za jedne z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych.
2. Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
Od 1 lipca 2023 r. ustawodawca zrezygnował z wymogu posiadania faktury dotyczącej wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów dla możliwości odliczenia podatku naliczonego z tego tytułu. Podatek naliczony oraz należny z tytułu WNT są zatem rozliczane w tym samym okresie (w którym powstał obowiązek podatkowy). Zatem w przypadku nieotrzymania faktury pierwotnej w terminie, gdy podatnik jest zobowiązany – pomimo jej braku – rozpoznać WNT i podatek należny, w tym samym miesiącu ma prawo do odliczenia podatku naliczonego. W związku z tym VAT dla podatnika jest neutralny, mimo braku faktury. Późniejsze otrzymanie duplikatu nie ma wpływu na rozliczenie podatku od towarów i usług.
3. Import usług
W przypadku importu usług, brak faktury od kontrahenta nie zwalnia podatnika z konieczności wykazania VAT należnego, jednocześnie nie odbiera mu jednak prawa do odliczenia podatku naliczonego. W myśl art. 86 ust. 10b pkt 3 ustawy o VAT, prawo do odliczenia powstaje bowiem w dacie powstania obowiązku podatkowego, pod warunkiem że podatnik uwzględni kwotę podatku należnego z tytułu tych transakcji w deklaracji podatkowej, w której jest on obowiązany rozliczyć podatek.
Powyższe oznacza, że – podobnie jak w przypadku WNT – brak faktury nie stoi na przeszkodzie odliczenia VAT naliczonego w tym samym okresie, co rozpoznanie VAT należnego. Późniejsze otrzymanie duplikatu faktury potwierdza jedynie prawidłowość dokonanego rozliczenia.
Podstawa prawna: