Przedsiębiorca, który udostępnia pracownikom rowery elektryczne będące jego własnością, wartość tego świadczenia musi doliczyć do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne tych osób. Nie ma też możliwości wyłączenia go z oskładkowania przez uznanie, że to zapewnienie darmowego dojazdu do pracy środkami lokomocji. Tak uznał ZUS w interpretacji z 14 października 2024 r., znak: DI/100000/43/839/2024. 

 

Przychód ze stosunku pracy

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia pracowników są co do zasady wszelkiego rodzaju przychody ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Uważa się za nie zarówno wypłaty pieniężne, jak i wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty. Nie ma przy tym znaczenia źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.

Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się w związku z tym wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty – niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a także wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

 

Wyłączenia ze składek 

Część przychodów ze stosunku pracy jest wyjątkowo wyłączona z podstawy wymiaru składek. Wymienia je m.in. rozporządzenie z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Na jego podstawie ze składek zwolnione są m.in. korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji (§ 2 ust. 1 pkt 26).

 

Korzyści materialne na liście wyłączeń 

W stanie faktycznym przedsiębiorca zakupił rowery elektryczne dla pracowników celem dojazdu do pracy. Rowery stanowiły własność pracodawcy, ale koszty naprawy, eksploatacji i zużycia energii mają pokrywać pracownicy.

Przedsiębiorca miał wątpliwości, czy ustaloną wartość tego świadczenia – ryczałt – powinien uwzględniać w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia pracowników. Ryczałt ten oszacował na podstawie uśrednionych cen rynkowych najmu rowerów elektrycznych pomniejszony o uśrednione koszty eksploatacji oraz energii elektrycznej zużytej na potrzeby ładowania baterii.

Zdaniem przedsiębiorcy, składki na ubezpieczenia społeczne nie powinny być naliczane od przychodu pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy stanowiącego korzyść materialną wynikającą z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegającą na umożliwieniu pracownikowi skorzystania z artykułów, przedmiotów lub usług jedynie za częściową odpłatnością. Częściowa odpłatność polega w tym przypadku na partycypowaniu pracownika (choćby symbolicznym) w pokryciu kosztów zakupu niektórych artykułów, przedmiotów lub usług.

 

Ryczałt do oskładkowania 

W ramach oceny prawnej ZUS wskazał na pewne istotne aspekty zwolnienia określonego w § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego. Na tej podstawie wyłączeniu z podstawy wymiaru składek podlega wartość różnicy pomiędzy ceną nabycia przedmiotu a ponoszoną przez pracownika odpłatnością. W przypadku nieodpłatnego wykorzystania na cele prywatne roweru elektrycznego (będącego własnością pracodawcy) pracownik nie nabywa po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług, a jedynie bezpłatnie korzysta z rzeczy, która jest własnością pracodawcy.

 

Ważne! ZUS uznał, że sytuacji udostępniania przez pracodawcę rowerów elektrycznych nie można uznać za korzystanie z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.

 

Wskazał ponadto, że nie zmienia tego fakt, iż pracodawca wprowadzi odpowiednie zapisy do układów zbiorowych, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu (nawet jeśli będą to zapisy o symbolicznej odpłatności czy ponoszeniu kosztów eksploatacji przez pracowników).

 

Finalnie ZUS uznał, że ustalony ryczałt za udostępnienie pracownikom przez pracodawcę rowerów elektrycznych będących własnością pracodawcy nie będzie podlegał wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu stosunku pracy.

 

Podstawa prawna:

• art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1-2, art. 20 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 350)
• § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 316)