WSA: pranie odzieży roboczej zleceniobiorców to przychód bez PIT

Pracodawcy często – poza zatrudnianiem pracowników na umowy o pracę – przyjmują do pracy osoby na podstawie umów cywilnoprawnych, najczęściej umów zlecenia. Równie często zdarza się, że przekazują zarówno pracownikom, jak i zleceniobiorcom różnego rodzaju towary czy materiały niezbędne do wykonywania przez nich pracy bądź ponoszą inne koszty z tym związane. O ile w przypadku pracowników najczęściej nie ma wątpliwości co do ich kwalifikacji podatkowej, o tyle u zleceniobiorców sytuacja jest nieco odmienna.

Pranie odzieży roboczej zleceniobiorców – czy konieczna zaliczka na PIT?

Sprawa rozpoczęła się od pytania spółki do dyrektora Krajowej Izby Skarbowej we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej. Dotyczyło ono prania odzieży roboczej zleceniobiorców.

Spółka wskazała, że i w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą zatrudnia personel na umowy zlecenia. Zleceniobiorców zaopatruje w odzież roboczą – ochronną i użytkową, która zgodnie z życzeniami kontrahentów musi być codziennie zmieniana i odpowiednio konserwowana. Ponieważ ceny prania w okolicy są wysokie, spółka postanowiła wypłacać zleceniobiorcom ekwiwalent za pranie odzieży. Jej zdaniem ekwiwalent jest świadczeniem spełnianym we własnym interesie spółki (a nie zleceniobiorców), a zleceniobiorca musi wyrazić na to zgodę – to warunek kontynuowania współpracy. Zdaniem wnioskodawczyni wypłata ekwiwalentu lub zwrot kosztów prania przewyższających wysokość ekwiwalentu nie będzie stanowić u zleceniobiorców przychodu, w związku z czym nie będzie konieczne potrącanie podatku dochodowego od takiego świadczenia.

Fiskus innego zdania

Dyrektor KIS w wydanej interpretacji uznał, że ekwiwalenty wypłacane zleceniobiorcom bądź zwrot kosztów faktycznie przez nich poniesionych, udokumentowanych rachunkami, stanowią dla zleceniobiorców przychód – podlegający jednak zwolnieniu z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT.

Organ zwrócił uwagę na obowiązki pracodawcy i pracowników w zakresie BHP wynikające z kodeksu pracy. Wskazał, że część obowiązków stosuje się odpowiednio do przedsiębiorców niebędących pracodawcami, organizujących pracę wykonywaną przez osoby fizyczne. Zauważył, że jakkolwiek kodeks pracy zawiera jedynie ogólne wytyczne co do obowiązku zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy osobom wykonującym pracę na podstawie innej niż stosunek pracy, to w konkretnym przypadku przedsiębiorca może uznać za konieczne przyznanie zleceniobiorcy świadczeń. Organ jednocześnie wskazał na treść wymienionego wyżej artykułu, w myśl którego wolne od podatku dochodowego są m.in. świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych.

Sprawa przed WSA: przychód tak, ale bez podatku

Spółka nie była usatysfakcjonowana odpowiedzią organu, dlatego złożyła skargę do WSA w Lublinie. Ten jednak przyznał rację organowi. W uzasadnieniu wskazał, że w sprawie obowiązek należytej dbałości o stan odzieży roboczej, w tym w zakresie prania, zostanie nałożony umownie na zleceniobiorców. Świadczenia spółki – niezależnie od tego, czy są ekwiwalentem. czy zwrotem faktycznie poniesionych przez zleceniobiorców wydatków za pranie odzieży – nie są spełniane w interesie zleceniodawcy (spółki).

Sąd wyjaśnił, że dobrowolne przyjęcie od zleceniodawcy świadczeń tego rodzaju leży w interesie zleceniobiorcy, gdyż uzyskuje on wymierną korzyść w postaci uniknięcia kosztów, które musiałby ponieść. Uzasadnione zostało to tym, że zleceniobiorca sam zdecydował się na zobowiązanie do należytej dbałości o odzież ochronną czy służbową wynikające z umowy zlecenia i regulaminu, a warunek ten uzależniał przystąpienie do umowy.

WSA uznał zatem – popierając stanowisko organu – że wydatki ponoszone przez spółkę, które są przedmiotem sporu, będą stanowić dla zleceniobiorców przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym i – co do zasady – zleceniodawca występuje w tej sytuacji jako jego płatnik. Mając jednak na uwadze zwolnienie przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT należy uznać, że przychód ten będzie podlegał temu zwolnieniu.

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Apelacyjnego w Lublinie z 11 czerwca 2025 r., sygn. akt I SA/Lu 146/25