Z jednym z takich pytań zwróciła się do dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej spółka prowadząca działalność w Polsce, zarejestrowana jako czynny podatnik podatku od towarów i usług. Wskazała, że w związku z wejściem w życie obowiązku korzystania z KSeF, faktury otrzymywane przez nią (jak i wystawiane) co do zasady powinny być wystawiane właśnie w formie ustrukturyzowanej. Jednak nie można wykluczyć, że niektóre faktury zakupowe spółka otrzyma poza KSeF.
Możliwe warianty
Wnioskodawczyni wskazała przykład dostawcy, który nie wystawi takiej faktury uznając, że nie posiada w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności, i w związku z tym nie jest objęty obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF. Po czasie okaże się jednak, że posiada on stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce i powinien wystawić fakturę w KSeF.
Podobnie może być w sytuacji, gdy dostawca powoła się na takie okoliczności, jak awaria czy niedostępność w KSeF, a w praktyce okaże się, że taka sytuacja nie miała miejsca. Spółka będzie wówczas dysponować fakturą wystawioną poza systemem.
W związku z tym pojawia się pytanie – czy w przedstawionych sytuacjach spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktury otrzymanej poza KSeF, wbrew obowiązkowi wystawienia jej w systemie?
Spółka była zdania, że tak. Dyrektor KIS zgodził się z jej zdaniem.
Z prawem do odliczenia VAT
Organ wskazał, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn.:
- odliczenia dokonuje podatnik VAT oraz
- towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
Należy przez to rozumieć, że wykluczone jest odliczanie podatku VAT naliczonego związanego z towarami lub usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
Ponadto zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy o VAT nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne, w przypadku gdy:
- sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi wystawionymi przez podmiot nieistniejący,
- transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona z podatku,
- wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:
- stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,
- podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
- potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie art. 58 i 83 kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności,
- faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego,
- wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności.
Analiza powyższego prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepis, jak i przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione – wbrew obowiązkowi – bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.
Ważne! Otrzymanie faktury wystawionej poza KSeF – gdy istnieć będzie taki obowiązek – nie spowoduje u nabywcy braku możliwości odliczenia VAT naliczonego wynikającego z takiej faktury.
Na korzyść podatnika
Jak wynika z interpretacji, ale również wprost z przepisów prawa, po wejściu w życie obowiązkowego KSeF otrzymanie faktury wystawionej poza systemem nie pozbawi podatników prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z takich faktur.
To dobra wiadomość dla przedsiębiorców, bowiem początki obowiązywania systemu na pewno nie będą proste, co przełoży się na wiele błędów i wątpliwości. Pozytywną informacją jest, że błędy takie jak wystawienie faktur poza KSeF nie będzie nieść dla nabywców negatywnych konsekwencji na gruncie VAT.
Interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 4 marca 2025 r., znak: 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA
Podstawa prawna: