Obowiązek korzystania z KSeF obejmie praktycznie wszystkich przedsiębiorców – także tych prowadzących niewielką, jednoosobową działalność. Wyjątek dotyczy jedynie najmniejszych firm, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł. Mogą one wystawiać faktury poza systemem do końca 2026 r., ale od 2027 r. również będą musiały przejść na KSeF. Niezależnie od tego już od 1 lutego 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy muszą być gotowi na odbieranie faktur w systemie
Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych (w formacie XML) dotyczy wszystkich podmiotów zobowiązanych do fakturowania – zarówno czynnych podatników VAT, jak i zwolnionych z VAT. Wprowadzanie systemu będzie jednak przebiegać etapami. Największe firmy (z obrotem powyżej 200 mln zł w 2024 r.) zaczną wystawiać faktury w KSeF od 1 lutego 2026 r., pozostali przedsiębiorcy od 1 kwietnia 2026 r., a najmniejsze podmioty – jeśli mieszczą się w limicie 10 tys. zł miesięcznie – dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Jeżeli jednak w którymkolwiek miesiącu przedsiębiorca przekroczy limit 10 tys. zł brutto w wystawionych fakturach, od razu traci prawo do odroczenia i musi przejść na KSeF – także w kolejnych miesiącach, nawet jeśli sprzedaż znów spadnie poniżej limitu
Do limitu wliczane są wyłącznie te faktury, które podlegają obowiązkowi wystawienia w KSeF. Nie uwzględnia się sprzedaży ewidencjonowanej wyłącznie na kasie fiskalnej bez wystawionej faktury, faktur konsumenckich ani faktur uproszczonych (np. paragonów z NIP do 450 zł)
Obowiązek może dotyczyć nawet osób wystawiających tylko jedną fakturę miesięcznie – jeśli jej wartość przekroczy 10 tys. zł. Może objąć także osoby fizyczne wynajmujące lokal firmie, ponieważ w świetle przepisów VAT są one traktowane jako prowadzące działalność gospodarczą
Warto podkreślić, że czym innym jest obowiązek wystawiania faktur w KSeF, a czym innym ich odbiór. Odbierać faktury w systemie wszyscy podatnicy będą musieli już od 1 lutego 2026 r., nawet jeśli sami jeszcze nie będą mieli obowiązku ich wystawiania w KSeF
Przedsiębiorcy będą mogli korzystać z KSeF poprzez zintegrowane programy księgowe lub bezpłatne narzędzia udostępnione przez Ministerstwo Finansów, w tym aplikację online, aplikację mobilną oraz system e-mikrofirma
Nie wszystkie faktury będą objęte obowiązkiem. Wystawianie faktur dla konsumentów (B2C) w KSeF pozostanie dobrowolne. W przypadku kontrahentów zagranicznych faktura będzie wystawiana w systemie, ale sprzedawca będzie musiał przekazać ją odbiorcy w uzgodnionej formie (np. PDF), ponieważ zagraniczny podmiot bez polskiego NIP nie zaloguje się do KSeF
Podsumowując – KSeF stanie się powszechnym systemem fakturowania, obejmującym niemal wszystkich przedsiębiorców. Najmniejsze firmy zyskają czas na dostosowanie się do nowych zasad, jednak już w 2026 r. muszą być przygotowane na funkcjonowanie w systemie przynajmniej jako odbiorcy faktur