2026 rok to nie tylko zmiany dla przedsiębiorców w zakresie fakturowania (KSeF). Od 1 stycznia zmieniają się zasady kontaktów między podmiotami publicznymi (m.in. urzędami) a prywatnymi. Te pierwsze będą miały obowiązek korzystania z e-doręczeń w kontaktach z podmiotami prywatnymi, o ile przepisy nie będą przewidywać innej formy komunikacji (np. ePUAP). Jednak nie tylko urzędy będą w 2026 r. korzystać z e-doręczeń. Przedsiębiorcy powinni mieć na uwadze terminy, które obowiązują ich w zakresie e-doręczeń, by nie umknęła im korespondencja z urzędów.
E-doręczenia stanowią prawnie wiążący cyfrowy środek komunikacji, który jest równoważny tradycyjnym przesyłkom listowym za potwierdzeniem odbioru. W dłuższej perspektywie ma on zastąpić komunikację papierową – nie tylko z urzędami, ale również z sądami powszechnymi we wszelkich sprawach.
W ramach systemu e-doręczeń każdy użytkownik systemu otrzyma unikalny adres do doręczeń elektronicznych (ADE), który będzie wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), a także dedykowaną skrzynkę do obsługi e-doręczeń. Za jej pomocą użytkownik będzie wysyłał oraz odbierał korespondencję.
Co istotne, e-doręczenia nie są obowiązkowe dla obywateli niebędących przedsiębiorcami, jednak w przypadku posiadania przez nich adresu elektronicznego w systemie muszą być oni świadomi, że wszelka korespondencja będzie dostarczana wyłącznie na ten adres (z pominięciem drogi papierowej).
Co ze skrzynkami ePUAP?
1 stycznia 2026 r. e-doręczenia zastąpią dotychczas używane skrzynki ePUAP. Komunikacja w ten sposób będzie od nowego roku skuteczna jedynie w przypadkach określonych w przepisach szczególnych. W pozostałych sytuacjach korespondencja nadana w ten sposób może zostać uznana za nieskuteczną, co może wiązać się z określonymi konsekwencjami dla podmiotów.
Ponadto Ministerstwo Cyfryzacji wskazało, że:
- zarówno obywatel, jak i firma nie załatwią skutecznie sprawy online, jeśli urząd nie ma aktywnego adresu do doręczeń elektronicznych (choć co do zasady od 1 stycznia 2026 r. każdy podmiot publiczny powinien taki posiadać),
- przestanie obowiązywać fikcja doręczenia dla korespondencji wysłanej z urzędu do podmiotu niepublicznego przez ePUAP,
- komunikacja między urzędami będzie mogła nadal odbywać się przez ePUAP, podobnie jak korespondencja kierowana np. do sądów administracyjnych,
- e-usługi będą zintegrowane z e-doręczeniami w przypadku usług, dla których przepisy szczególne nie określają ePUAP jako jedynego kanału komunikacji.
Terminy na wdrożenie e-doręczeń
Przedsiębiorcy powinni mieć na uwadze terminy, które obowiązują ich w zakresie e-doręczeń, tak by nie umknęła im korespondencja z urzędów. Z informacji udostępnionych na stronie biznes.gov.pl wynika, że termin na wdrożenie e-doręczeń zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG lub KRS. I tak:
- firmy, które rejestrują działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 r., zakładają skrzynki do e-doręczeń podczas rejestracji działalności (automatycznie w formularzu rejestracyjnym),
- firmy, które zarejestrowały działalność w CEIDG przed 1 stycznia 2025 r., muszą mieć adres do e-doręczeń od 1 października 2026 r.,
- firmy, które zarejestrowały działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 r., muszą posiadać adres do doręczeń od 1 kwietnia 2025 r.,
- przedstawiciele zawodów zaufania publicznego mają obowiązek posługiwania się e-doręczeniami od 1 stycznia 2025 r.
Czasowe rozwiązanie
Obowiązek posługiwania się przez urzędy e-doręczeniami nie oznacza, że każdy mały przedsiębiorca musi mieć adres do doręczeń elektronicznych już od 1 stycznia 2026 r. W przypadku braku takiej skrzynki – m.in. w związku z odległym terminem na jej obowiązkowe założenie – urząd będzie korzystał z tzw. Publicznej Usługi Hybrydowej. Będzie ona polegała na tym, że urząd nada pismo poprzez e-doręczenia, ale operator usługi (aktualnie Poczta Polska) będzie po wprowadzeniu listu do systemu drukował go i doręczał w formie wydruku – jak dotychczas.
Ważne! Dopiero od 1 października 2026 r. każdy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą będzie miał obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń, na który będzie otrzymał urzędową korespondencję.
Podstawa prawna: