Jakie faktury obejmują nowe zasady?
Nowe wymogi nie dotyczą wyłącznie faktur wystawianych bezpośrednio w KSeF.
Obejmują one:
- wszystkie faktury ustrukturyzowane,
- faktury wystawiane w trybach awaryjnych i offline,
- faktury wystawione poza KSeF, przekazywane kontrahentowi przed ich wysłaniem do systemu.
Oznacza to, że każda faktura, która trafi do KSeF lub ma do niego trafić, musi spełniać nowe zasady identyfikacyjne już w momencie jej wystawienia.
Nowy model danych identyfikacyjnych – co to oznacza w praktyce?
Od 2026 r. nie wystarczy „wpisać NIP”. Ustawodawca wprowadził wielopoziomowy system identyfikacji, zależny od statusu podatkowego stron transakcji.
Dane sprzedawcy
Na fakturze musi się znaleźć numer, którym sprzedawca posługuje się dla celów podatkowych.
W praktyce jest to:
- NIP sprzedawcy – w przypadku podmiotów krajowych,
- numer identyfikacji podatkowej z kraju siedziby – w przypadku podmiotów zagranicznych.
Ten numer staje się podstawowym „kluczem” weryfikacyjnym w KSeF i nie może zostać pominięty ani zastąpiony innymi danymi.
Dane nabywcy – zasada ogólna
Co do zasady na fakturze należy wykazać numer, za pomocą którego nabywca jest identyfikowany dla celów podatkowych lub podatku od wartości dodanej, przy czym rodzaj tego numeru zależy od jego statusu podatkowego.
W praktyce na fakturze wykazuje się:
- NIP – jeżeli nabywca jest identyfikowany dla celów podatku w kraju,
- numer VAT – jeżeli nabywca jest identyfikowany dla celów podatku od wartości dodanej,
- inny numer identyfikacyjny używany do celów podatkowych – jeżeli nabywca nie posiada numeru VAT ani krajowego numeru identyfikacji podatkowej.
Nabywcy bez rejestracji podatkowej
Jeżeli nabywcą jest podatnik, który nie jest zarejestrowany na potrzeby podatku albo jest osobą prawną niebędącą podatnikiem i niezarejestrowaną na potrzeby podatku, na fakturze należy wykazać jego numer identyfikacji podatkowej, o ile taki posiada.
Procedura SME – zupełnie nowy identyfikator
Największa zmiana dotyczy podmiotów korzystających z tzw. procedury SME – szczególnego unijnego zwolnienia dla małych przedsiębiorców prowadzących sprzedaż transgraniczną.
W tym przypadku na fakturze nie stosuje się klasycznego NIP jako głównego identyfikatora.
Zamiast tego wykazuje się indywidualny numer identyfikacyjny nadany w procedurze SME.
Dlaczego te zmiany są tak ważne?
Od 2026 r. dane identyfikacyjne na fakturze nie będą już jedynie elementem formalnym.
Będą one technicznie weryfikowane przez KSeF, a błędny numer może skutkować problemami z obrotem faktury w systemie.
Wskazówka: Aby prawidłowo wdrożyć nowe zasady, warto:
- zaktualizować procedury weryfikacji kontrahentów,
- dostosować systemy finansowo-księgowe do obsługi nowych identyfikatorów,
- przeszkolić pracowników sprzedaży i księgowości,
- opracować checklistę poprawności danych faktury przed wysyłką do KSeF.
Podstawa prawna: