W oparciu o obowiązujące od 13 grudnia 2025 r. przepisy pracodawca obowiązany jest zgłaszać do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy (KEUZP) m.in. fakt zawarcia porozumienia zbiorowego lub protokołu dodatkowego do porozumienia zbiorowego, jak również wypowiedzenia porozumienia zbiorowego. Dotyczy to szeregu porozumień zawieranych z organizacjami związkowym, które przed tą datą nie podlegały żadnym zgłoszeniom. Zgłoszenie do KEUZP jest dokonywane pod rygorem niewywoływania skutków prawnych – zgłoszenie warunkuje rozpoczęcie obowiązywania porozumienia.

Obowiązek zgłoszenia informacji o porozumieniach zbiorowych obejmuje:

• porozumienia zbiorowe, o których mowa w kodeksie pracy, Karcie Nauczyciela, ustawie z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych, ustawie z 23 maja 1991 r. o rozwiązywaniu sporów zbiorowych, ustawie z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników oraz ustawie z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców,
• porozumienia zbiorowe nieoparte na ustawie, dotyczące warunków płacy (np. wypracowane z organizacją związkową porozumienie dotyczące podwyżek dla pracowników)

– jeżeli są zawarte przez organizację związkową i pracodawcę lub co najmniej dwóch pracodawców lub organizację.

Przykład: Zgłoszeniu podlegają np. porozumienia w sprawie zasad wykonywania pracy zdalnej (art. 67²⁰ k.p.), zawierane w związku z przejściem zakładu pracy na nowego pracodawcę (art. 26¹ ust. 3 ustawy z 6 maja 1991 r. o związkach zawodowych), w sprawie wykazu prac w porze nocnej (art. 151⁷ par. 4 k.p.).

Ważne: Rejestracji podlegają tylko porozumienia zbiorowe, które zostały zawarte z organizacją związkową. Nie zgłasza się porozumień zawieranych z przedstawicielami pracowników.

Informacje w zgłoszeniu

W zgłoszeniu porozumienia zbiorowego lub protokołu dodatkowego należy wskazać aktualne w dniu zawarcia porozumienia informacje o:

• tytule porozumienia;
• dacie zawarcia porozumienia oraz dacie jego wejścia w życie;
• okresie, na który porozumienie zostało zawarte;
• stronach porozumienia, ich siedzibach i adresach poczty elektronicznej;
• zakresie przedmiotowym porozumienia;
• liczbie osób objętych porozumieniem z podziałem na płeć, wiek, niepełnosprawność, wielkość przedsiębiorstwa i sektor, w miarę ich dostępności;
• liczbie pracodawców objętych porozumieniem;
• nazwach pracodawców objętych porozumieniem wraz z numerami REGON;
• kodzie PKD dla każdego pracodawcy objętego porozumieniem, określającym działalność przeważającą, jeżeli pracodawca taki kod posiada.

Informacje, o których mowa w pkt 6 i 7 podlegają zgłoszeniu do KEUZP corocznie w terminie do dnia 15 lutego, według stanu na dzień 31 grudnia roku poprzedniego, chyba, że nie nastąpiły zmiany w informacjach podlegających zgłoszeniu.

Ważne: W przypadku porozumienia zbiorowego obejmującego jednego pracodawcę, zgłoszenia dokonuje pracodawca, a w przypadku porozumienia zbiorowego obejmującego co najmniej dwóch pracodawców – jeden z pracodawców lub organizacja pracodawców.

Przykład: W razie zawierania porozumienia obejmującego co najmniej dwóch pracodawców w porozumieniu zbiorowym należy wskazać podmiot dokonujący zgłoszenia.

Zobacz także: Powiadomienia o wpisie do rejestru informacji zgłoszonych przez strony zakładowego układu zbiorowego pracy – wzór dokumentu

Dokonywanie zgłoszeń

KEUZP ma być dopiero utworzony (w terminie 2 lat od 13 grudnia 2025 r.) – regulacje przejściowe wskazują, że do czasu utworzenia KEUZP obowiązek zgłoszenia porozumienia zbiorowego jest realizowany przez przekazanie informacji do ministra właściwego do spraw pracy, drogą elektroniczną, w zgłoszeniu opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Do zgłoszenia dołącza się cyfrowe odwzorowanie treści porozumienia zbiorowego lub protokołów dodatkowych.

Minister właściwy do spraw pracy potwierdza prawidłowe dokonanie zgłoszenia informacji drogą elektroniczną i nadaje numer nowemu porozumieniu zbiorowemu.

Na stronach rządowych wskazano, że zgłoszenia można dokonać poprzez:

• e-Doręczenia https://www.gov.pl/web/rodzina/e-doreczenia
• Elektroniczną Skrzynkę Podawczą https://www.gov.pl/web/rodzina/kontakt-elektroniczna-skrzynka-podawcza
• adres mailowy: ewidencja.uzp@mrpips.gov.pl i sekretariat.DDP@mrpips.gov.pl

Ważne: Brak dokonania obowiązkowego zgłoszenia zagrożone jest karą grzywny albo ograniczenia wolności.

Podstawa prawna:

• art. 30, 31, 38, 52 ustawy z 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych (Dz. U. z 2025 r., poz. 1661)