W przypadku zwrotu nadwyżki podatku VAT naliczonego nad podatkiem VAT należnym ustawodawca wprowadził system zróżnicowanych terminów zwrotu podatku, uzależnionych od profilu podatnika, struktury sprzedaży, sposobu dokumentowania transakcji oraz stopnia transparentności rozliczeń z perspektywy administracji skarbowej.
Podstawowe prawo do zwrotu i termin standardowy
Punktem wyjścia pozostaje zasada, zgodnie z którą nadwyżka podatku naliczonego nad należnym może zostać przeniesiona na kolejne okresy rozliczeniowe albo zwrócona na rachunek podatnika.
Od 1 lutego 2026 r. podstawowy termin zwrotu będzie wynosił 40 dni od dnia złożenia rozliczenia. Jest to termin stosowany wówczas, gdy podatnik nie spełnia warunków do zastosowania terminów skróconych, a jednocześnie nie zachodzą przesłanki do jego przedłużenia.
Jednocześnie ustawodawca utrzymał szerokie uprawnienia organów podatkowych do wydłużania tego terminu w sytuacji, gdy zasadność zwrotu wymaga dodatkowej weryfikacji. Naczelnik urzędu skarbowego może przedłużyć ten termin do czasu zakończenia weryfikacji rozliczenia podatnika dokonywanej w ramach czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej lub postępowania podatkowego.
Uwaga: Jeżeli przeprowadzone przez organ czynności potwierdzą zasadność zwrotu, urząd skarbowy wypłaci należną kwotę wraz z odsetkami w wysokości odpowiadającej opłacie prolongacyjnej stosowanej w przypadku odroczenia płatności podatku lub jego rozłożenia na raty.
Zabezpieczenie majątkowe jako narzędzie przyspieszające zwrot
Istotnym elementem systemu jest możliwość uzyskania zwrotu mimo trwającej weryfikacji, pod warunkiem złożenia zabezpieczenia majątkowego. Zabezpieczenie to może przybrać różne, ściśle określone formy.
Zabezpieczenie majątkowe może być złożone w formie:
- gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej,
- poręczenia banku,
- weksla z poręczeniem wekslowym banku,
- czeku potwierdzonego przez krajowy bank wystawcy czeku,
- papierów wartościowych na okaziciela o określonym terminie wykupu wyemitowanych przez Skarb Państwa lub NBP, bankowych papierów wartościowych i listów zastawnych wyemitowanych przez podmioty uprawnione do udzielania gwarancji lub poręczeń.
Wskazówka: Zabezpieczenie majątkowe dotyczące zwrotu podatku w wysokości nie większej niż wyrażonej w złotych kwocie odpowiadającej równowartości 1000 euro może być złożone w formie weksla. Przeliczenia kwoty wyrażonej w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP na ostatni dzień roboczy okresu rozliczeniowego, którego dotyczy zwrot podatku, w zaokrągleniu do pełnych złotych.
Mechanizm zabezpieczenia ma charakter „warunkowego przyspieszenia”: podatnik otrzymuje środki szybciej, ale jednocześnie ponosi ciężar zapewnienia organowi pełnej ochrony interesów fiskalnych na wypadek stwierdzenia nieprawidłowości.
Zwroty przy braku sprzedaży opodatkowanej
Szczególne regulacje dotyczą podatników, którzy w danym okresie nie wykonują czynności opodatkowanych. W takich przypadkach ustawodawca przewidział znacznie dłuższy, 180-dniowy termin zwrotu, z możliwością jego skrócenia do 60 dni po złożeniu zabezpieczenia. Rozwiązanie to ma charakter prewencyjny i wyraźnie sygnalizuje podwyższony poziom ostrożności fiskusa wobec rozliczeń, w których brak jest bieżącej sprzedaży.
Zwrot w terminie 25 dni – nadal możliwy
Utrzymano możliwość zwrotu w terminie 25 dni, jednak to rozwiązanie obwarowane jest rozbudowanym katalogiem warunków. Kluczowe znaczenie mają: zapłata faktur za pośrednictwem rachunków ujawnionych organom podatkowym, ograniczenie kwoty nierozliczonych nadwyżek z poprzednich okresów (do kwoty 3000 zł), ciągłość rejestracji jako podatnik VAT czynny oraz składanie deklaracji (przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który występuje się z wnioskiem o zwrot). Model ten premiuje podatników o stabilnej historii rozliczeń i pełnej transparentności przepływów finansowych.
Dodatkowo wprowadzono szczególną formę zwrotu 25-dniowego realizowanego na rachunek VAT, co wzmacnia powiązanie zwrotów z mechanizmem podzielonej płatności i dalszą kontrolą obrotu środkami.
Najkrótszy termin – 15 dni – dla sprzedaży ewidencjonowanej na kasach
Rozwiązaniem o szczególnym znaczeniu praktycznym jest 15-dniowy termin zwrotu, adresowany do podatników prowadzących sprzedaż detaliczną, w znacznej mierze ewidencjonowaną na kasach online i opłacaną bezgotówkowo.
Przepis o zwrocie 15-dniowym ma zastosowanie, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:
- przez ostatnie 3 okresy rozliczeniowe (a przy rozliczeniach kwartalnych – 1 okres) co najmniej 80 proc. sprzedaży było ewidencjonowane na kasach online, a co najmniej 80 proc. płatności za tę sprzedaż było realizowanych bezgotówkowo,
- przez ostatnie 6 miesięcy sprzedaż ewidencjonowana na kasach online wynosiła minimum 40 000 zł miesięcznie,
- w okresie objętym wnioskiem:
- kwota zwrotu nie przekracza 2 × VAT od sprzedaży zaewidencjonowanej w okresie rozliczeniowym przy zastosowaniu kas rejestrujących,
- nierozliczona nadwyżka z poprzednich okresów nie przekracza 3000 zł,
- deklaracja została złożona w terminie (jeżeli ma to zastosowanie),
- podatnik:
- przez 12 miesięcy był czynnym podatnikiem VAT i składał deklaracje,
- przez 3 miesiące posiadał rachunek ujawniony w wykazie podatników,
- przez 6 miesięcy prowadził ewidencję sprzedaży wyłącznie na kasach online połączonych z CRK.
Uwaga: System zwrotów VAT od 1 lutego 2026 r. opiera się jak dotychczas na wyraźnym zróżnicowaniu podatników. Im większa transparentność, cyfryzacja sprzedaży i bezgotówkowy obrót, tym krótszy możliwy termin zwrotu.
Podstawa prawna: