Wraz z wejściem w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych ustawodawca wprowadza szczegółowe regulacje wykonawcze, które porządkują kwestie:
- dostępu do systemu,
- uwierzytelniania użytkowników,
- oznaczania faktur,
- obsługi faktur z załącznikami.
Nowe przepisy wyznaczają ramy techniczne i organizacyjne, w których będą funkcjonować przedsiębiorcy, biura rachunkowe i działy finansowe.
Uprawnienia w KSeF – nowa architektura odpowiedzialności
Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF szczegółowo określa, kto i w jakim zakresie może korzystać z KSeF.
Ustawodawca wprowadza cztery zasadnicze typy uprawnień:
- do nadawania i odbierania uprawnień,
- do wystawiania i przeglądania faktur,
- do samofakturowania,
- do wystawiania faktur VAT RR i ich korekt.
Określone uprawnienia przysługują nie tylko podatnikowi, lecz również szerokiemu katalogowi podmiotów pośredniczących – w tym pracownikom, pełnomocnikom, podmiotom obsługującym rozliczenia oraz nabywcom wystawiającym faktury w ramach samofakturowania.
W praktyce oznacza to konieczność przebudowy wewnętrznych procedur nadawania dostępów oraz bieżącej kontroli uprawnień w podmiocie.
ZAW-FA – formalizacja zarządzania dostępem
Jednym z kluczowych instrumentów zarządzania dostępem staje się formularz ZAW-FA, którego wzór został określony w załączniku do rozporządzenia.
Formularz służy m.in. do:
- nadawania i odbierania uprawnień osobom fizycznym,
- zgłoszenia danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podatnika,
- zgłaszania zmian w strukturze uprawnień.
Dla przedsiębiorców oznacza to powstanie nowego obowiązku administracyjnego, porównywalnego do zarządzania pełnomocnictwami podatkowymi.
Uwierzytelnianie i certyfikat KSeF
Rozporządzenie wprowadza wielopoziomowy model uwierzytelniania użytkowników KSeF. Uwierzytelnianie wymaga użycia:
- środka identyfikacji elektronicznej (np. Profil Zaufany),
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
- certyfikatu KSeF wytworzonego po uwierzytelnieniu się w sposób, o którym mowa w trzech powyższych punktach, przez podatnika lub osoby fizyczne i inne podmioty uprawnione
oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.
Pobrany certyfikat KSeF staje się narzędziem automatyzacji pracy systemów księgowych. Jego ważność wynosi maksymalnie 2 lata, od daty jego wytworzenia lub od wskazanej przez podatnika daty początkowej jego obowiązywania i może być odnowiony w okresie jego ważności.
Dostęp do faktur i ich weryfikacja
Rozporządzenie opisuje, w jaki sposób można uzyskać dostęp do określonych faktur w KSeF, poprzez kod weryfikujący po podaniu zestawu danych identyfikujących fakturę – numer faktury, NIP nabywcy, kwota należności ogółem (…).
Wprowadzony system kodów weryfikujących ma zapewnić autentyczność pochodzenia faktury, integralność treści dokumentu, możliwość natychmiastowej weryfikacji przez kontrahenta. W praktyce oznacza to istotną zmianę modelu obiegu dokumentów w przedsiębiorstwach.
Oznaczanie faktur poza KSeF
Ustawodawca chce, aby każda faktura funkcjonująca poza KSeF:
- była jednoznacznie powiązana z fakturą w KSeF,
- umożliwiała natychmiastową weryfikację jej autentyczności,
- dawała pewność, kto i kiedy ją wystawił,
- nie mogła zostać podmieniona ani zmodyfikowana.
Dlatego wprowadzono obowiązkowe oznaczenia weryfikacyjne nanoszone bezpośrednio na fakturę.
Oznaczanie faktur poza KSeF
(wyłącznie na podstawie par. 9 Rozporządzenia MFiG z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur)
| Kiedy przekazujesz fakturę | Jakiego rodzaju faktura | Kto ją wystawia | Status względem KSeF | Co musi być na fakturze | Podstawa prawna |
| Po wysłaniu do KSeF, ale używana poza systemem (PDF, e-mail, papier) | Faktura ustrukturyzowana, korekta, VAT RR | Sprzedawca | Po KSeF | Kod weryfikujący + numer identyfikujący fakturę w KSeF | par. 9 ust. 1–2, 6–7 |
| Przekazana kontrahentowi zanim trafi do KSeF (tryb offline / awaryjny) | Faktura sprzedaży sprzedawcy | Sprzedawca | Przed KSeF | Kod weryfikujący + napis „OFFLINE” | par. 9 ust. 3–4 |
| Przekazana sprzedawcy zanim trafi do KSeF (samofakturowanie) | Faktura z art. 106nf ust. 1 | Nabywca (w imieniu Sprzedawcy) | Przed KSeF | Kod weryfikujący + napis „OFFLINE” | par. 9 ust. 5 |
| Jak wyżej, gdy stosowany jest certyfikat KSeF | Faktury z dwóch wierszy powyżej | Sprzedawca/Nabywca | Przed KSeF | Kod weryfikujący + napis „OFFLINE” + dodatkowy kod zapewniający autentyczność pochodzenia i integralność treści + napis „CERTYFIKAT” | par. 9 ust. 10–12 |
Faktury z załącznikiem – nowe procedury dla wybranych branż
Rozporządzenie po raz pierwszy kompleksowo reguluje wystawianie faktur z załącznikiem.
Regulacja ta ma szczególne znaczenie praktyczne dla podmiotów realizujących rozliczenia masowe, zbiorcze i o wysokim stopniu złożoności danych (np. w sektorach takich jak energetyka czy telekomunikacja), choć samo rozporządzenie nie wprowadza rozróżnienia branżowego.
W przypadku wystawiania faktur z załącznikiem wprowadzono obowiązek:
- złożenia zgłoszenia do Szefa KAS,
- wykazania rodzaju czynności i struktury danych,
- spełnienia rygorystycznych wymogów technicznych dotyczących formatu XML i wielkości plików.
Przepisy przejściowe – czas na dostosowanie
Ustawodawca przewidział okres przejściowy do 31 grudnia 2026 r. dla wybranych metod uwierzytelniania oraz odrębne terminy dla faktur VAT RR (od 1 kwietnia 2026 r.).
Wskazówka
Nowe rozporządzenie nie jest jedynie instrukcją techniczną – to fundamentalna przebudowa modelu dokumentowania obrotu gospodarczego. Dla przedsiębiorców oznacza konieczność przeprojektowania procedur wewnętrznych, przeszkolenia personelu, integracji systemów IT oraz bieżącego monitorowania uprawnień i bezpieczeństwa danych.
Podstawa prawna: