Ministerstwo Finansów 28 stycznia wydało objaśnienia podatkowe dotyczące zasad ustalania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju dla potrzeb wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Objaśnienia te są odpowiedzią na wiele wątpliwości pojawiających się wśród podatników w związku z wejściem w życie obowiązkowego KSeF. Czy wnoszą coś nowego i faktycznie rozwiewają wątpliwości? Sprawdźmy.
Brak stałego miejsca prowadzenia działalności a KSeF
Znowelizowana pod kątem KSeF ustawa o podatku od towarów i usług wskazuje, że obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur nie dotyczy wystawiania faktur przez podatnika:
- nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju lub
- nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.
Oznacza to, że powyżej wskazane kategorie podmiotów nie będą zobowiązane do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur, mogą to jednak robić fakultatywnie. Jeśli się na to nie zdecydują, to dla udokumentowania transakcji będą wystawiać faktury na dotychczasowych zasadach. W takim przypadku podatnik może zadecydować, każdorazowo w zakresie konkretnej transakcji, czy chce skorzystać z Krajowego Systemu e-Faktur i wystawić dobrowolnie fakturę za jego pośrednictwem, czy też nie.
Czym jest stałe miejsce prowadzenia działalności?
Ministerstwo w objaśnieniach wskazało przede wszystkim na definicje stałego miejsca prowadzenia działalności na gruncie prawa unijnego. Stałe miejsce prowadzenia działalności istnieje, jeżeli łącznie spełnione są następujące przesłanki:
- w miejscu tym znajduje się zaplecze personalne i techniczne usługodawcy,
- zaplecze to posiada strukturę, która umożliwia świadczenie usług,
- miejsce, w którym znajduje się to zaplecze, charakteryzuje się stałością wystarczającą do świadczenia usług.
Co ważne, by przepisy o KSeF miały zastosowanie, istotne jest, by to stałe miejsce uczestniczyło w transakcji.
Zgodnie z unijnymi przepisami, w przypadku, gdy podatnik ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego, w którym należny jest VAT, uznaje się, że to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, chyba, że zaplecze techniczne i personel tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej są wykorzystywane przez tego podatnika do celów niezbędnych do realizacji podlegającej opodatkowaniu transakcji dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług w tym państwie członkowskim – przed dostawą towarów lub świadczeniem usług lub w ich trakcie.
Ważne ustalenie stałego miejsca prowadzenia działalności
Ustawa o VAT nakłada na podatnika obowiązek udostępnienia faktury w sposób uzgodniony z nabywcą, m.in. jeżeli ten nabywca jest podmiotem:
- nieposiadającym siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju lub
- nieposiadającym siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę.
Dla określenia ewentualnego obowiązku udostępnienia faktury poza systemem KSeF w sposób uzgodniony z nabywcą należy zatem ocenić, czy podatnik posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności i czy to stałe miejsce uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi. Zatem w jaki sposób podatnik powinien ustalić istnienie stałego miejsca prowadzenia działalności kontrahenta? MF wskazuje 3 rozwiązania:
- w przypadku braku informacji pozwalających na powyższe ustalenie podatnik może przyjąć, że nabywca nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce – udostępnienie faktury następuje poza KSeF w sposób uzgodniony z nabywcą;
- jeśli nabywca złoży podatnikowi oświadczenie w zakresie posiadania w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności i ewentualnego jego uczestniczenia w nabyciu towarów lub usług, podatnik powinien przyjąć stan zgodny ze złożonym oświadczeniem – nie ma wówczas obowiązku udostępniania nabywcy faktury w sposób z nim uzgodniony;
- jeśli nabywca podaje dla celów transakcji polski numer NIP i nie złoży oświadczenia o braku stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, wówczas podatnik może założyć, że to stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce istnieje i uczestniczy w nabyciu towarów lub usług – wówczas podobnie jak w pkt 2 nie ma obowiązku udostępniania faktury poza KSeF nabywcy.