1 lutego ruszył system, na który od wielu miesięcy przygotowywała się nie tylko administracja skarbowa, ale przede wszystkim przedsiębiorcy. Pierwsze faktury zaczęły już spływać do Krajowego Systemu e-Faktur, a przedsiębiorcy muszą być przygotowani na konieczność ich odbierania w systemie. Należy jednak pamiętać, że poza przesyłaniem prawidłowych faktur KSeF może służyć również oszustom do nadużyć. Co przede wszystkim powinno zwrócić uwagę przedsiębiorców? Zapraszamy do lektury.
Faktury wystawiane przez nieuczciwych podatników
Ministerstwo Finansów ostrzega, że Krajowy System e-Faktur może służyć nie tylko do przepływu faktur dokumentujących realne operacje gospodarcze, ale również może stanowić pole do nadużyć przez nieuczciwe podmioty. Przede wszystkim dokumenty wystawiane przez takie podmioty mają na celu m.in. wyłudzenie zapłaty za usługę, która faktycznie nigdy nie miała miejsca bądź wyłudzenie podatku. Problem ten jest poważny, bowiem często przedsiębiorcy uważają, że faktura, która trafiła do KSeF jest dokumentem prawdziwym, jeżeli została „przepuszczona” przez system.
Trzeba jednak mieć na uwadze, że KSeF nie bada prawidłowości wykazanej na fakturze transakcji – weryfikacji podlega jedynie poprawność techniczna faktury oraz fakt, czy wystawca posiada odpowiednie uprawnienia do korzystania z systemu i wystawiania faktur. Powoduje to, że również faktura pusta (wystawiona przez podmiot nieuczciwy), o ile spełnia wymogi techniczne systemu, zostanie udostępniona podmiotowi, na który została wystawiona. To wówczas na odbiorcy takiej faktury spoczywa obowiązek weryfikacji, czy dokumentuje ona rzeczywistą transakcję, za którą będzie dokonywał płatności.
Co powinno zwrócić uwagę podatników?
Ministerstwo Finansów w wydanym Podręczniku KSeF wskazało na szereg okoliczności, które powinny wzbudzić podejrzenia podatników (przedsiębiorców) co do rzetelności i poprawności otrzymanej faktury. W opracowaniu resortu finansów znajdują się przykładowe sytuacje, kiedy podatnik powinien zachować szczególną ostrożność w zakresie dokonywania płatności za otrzymaną fakturę, m.in.:
- transakcja dokumentowana otrzymaną fakturą nigdy nie miała miejsca (nabywca nie dokonał nabycia od podmiotu wskazanego jako sprzedawca na otrzymanej fakturze);
- faktura pochodzi od podmiotu, z którym nabywca nigdy nie współpracował ani nie współpracuje;
- po weryfikacji danych wystawcy faktury okazuje się, że nie występuje on ani w wykazie podatników VAT, ani w ogólnodostępnych rejestrach podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (CEIDG, KRS);
- nabywca podjął próby kontaktu z wystawcą faktury, jednak zakończyły się one niepowodzeniem – co może sugerować nierzetelność wystawcy;
- faktura określa bardzo krótki termin płatności, wymuszający szybkie działanie odbiorcy, niepozwalające na dokładne zweryfikowanie wystawcy ani prawidłowości wykazanej na dokumencie transakcji;
- na dokumencie znajdują się liczne błędy językowe (np. składniowe, stylistyczne, składniowe) sugerujące wystawienie faktury przy użyciu tłumacza internetowego bądź przez osobę nieposługującą się w sposób dostateczny językiem polskim.
Powyższe wyliczenie ma jedynie charakter przykładowy. Przedsiębiorca przy analizie otrzymanych faktur powinien zachować szczególną ostrożność i dołożyć należytej staranności – często może się zdarzyć, że mimo wystąpienia jednego z powyższych przypadków faktura jest wystawiona poprawnie i dokumentuje rzeczywistą transakcję z podatnikiem (np. w sytuacji zabrania faktury przez pracownika podatnika w związku z zakupami firmowymi). Również błędy w składni czy w ortografii na otrzymanym dokumencie mogą wynikać z błędów ludzkich, a niekoniecznie z faktu, że faktura jest wystawiona przez nieuczciwy podmiot i ma na celu wyłudzenie zapłaty od podatnika otrzymującego ten dokument.
Ostatecznie to podatnik weryfikuje, czy otrzymana faktura dokumentuje rzeczywistą transakcję oraz czy dokona on za nią płatności. W razie uzasadnionego podejrzenia, że faktura jest oszustwem, ma on możliwość zgłoszenia nadużycia wraz z uzasadnieniem w systemie KSeF.