Przedsiębiorcy przygotowujący się do obowiązkowego korzystania z KSeF muszą zwrócić szczególną uwagę na rozliczanie wydatków ponoszonych przez pracowników, takich jak koszty podróży służbowych, noclegów czy paliwa. Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF faktury za takie wydatki będą trafiały bezpośrednio do systemu pracodawcy, co może utrudniać przypisanie ich doPrzedsiębiorcy przygotowujący się do obowiązkowego korzystania z KSeF muszą zwrócić szczególną uwagę na rozliczanie wydatków ponoszonych przez pracowników, takich jak koszty podróży służbowych, noclegów czy paliwa. Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF faktury za takie wydatki będą trafiały bezpośrednio do systemu pracodawcy, co może utrudniać przypisanie ich do konkretnego pracownika lub projektu.
Eksperci wskazują trzy sposoby rozwiązania tego problemu. Pierwszym jest wpisanie danych pracownika w polu „Podmiot3” na fakturze ustrukturyzowanej. Dzięki temu firma będzie mogła łatwo ustalić, kto dokonał zakupu i do jakiego zadania lub projektu należy przypisać wydatek. Drugim rozwiązaniem jest umieszczenie informacji o pracowniku w polu „DodatkowyOpis”. W obu przypadkach pracownik powinien poinformować sprzedawcę o konieczności wpisania tych danych podczas wystawiania faktury.
Jeżeli odpowiednie informacje nie zostaną umieszczone na fakturze, możliwe jest skorzystanie z jej wizualizacji. Pracownik może poprosić o wydruk lub przesłanie wizualizacji dokumentu, a następnie przekazać ją do działu księgowości wraz z dodatkowymi wyjaśnieniami dotyczącymi poniesionego wydatku. Rozwiązanie to wymaga jednak większego zaangażowania i nie jest zautomatyzowane.
Specjaliści podkreślają, że samo wykorzystanie odpowiednich pól w strukturze faktury nie wystarczy. Firmy powinny także przygotować procedury wewnętrzne, przeszkolić pracowników z nowych zasad dokumentowania wydatków oraz dostosować systemy księgowe do automatycznego rozliczania faktur. Tylko połączenie odpowiednich rozwiązań technicznych z dobrze zorganizowanym procesem pozwoli uniknąć błędów i usprawnić rozliczenia po wdrożeniu KSeF.