Przez lata wielu przedsiębiorców wychodziło z założenia, że zakup drogiego zegarka praktycznie z góry skazuje ich na spór z fiskusem. Tego typu wydatki często kojarzone są bowiem z luksusem, prestiżem i prywatną konsumpcją, a nie z prowadzeniem działalności gospodarczej. Najnowsze interpretacje podatkowe pokazują jednak, że takie podejście nie zawsze jest uzasadnione. Coraz większe znaczenie ma bowiem nie nazwa przedmiotu czy jego cena, ale rzeczywisty cel zakupu oraz sposób wykorzystania go w firmie.
Potwierdza to interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dotycząca przedsiębiorcy świadczącego usługi serwisowe i inspekcyjne na statkach handlowych. W tej sprawie fiskus zgodził się, że specjalistyczny zegarek o wartości około 30 tys. zł może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Choć kwota zakupu była wysoka, organ podatkowy uznał, że urządzenie pełniło funkcję profesjonalnego narzędzia pracy, a jego nabycie było racjonalnie uzasadnione charakterem wykonywanych usług.
Przedsiębiorca wyjaśnił, że realizuje zlecenia związane m.in. z serwisem urządzeń przeciwpożarowych, inspekcjami podwodnymi oraz pracami wykonywanymi na pokładach statków. W takich warunkach pracownicy i współpracownicy muszą przestrzegać rygorystycznych procedur bezpieczeństwa. Na wielu jednostkach, szczególnie tankowcach i gazowcach, obowiązuje całkowity zakaz korzystania z telefonów komórkowych. Oznacza to, że podstawowe narzędzie służące do sprawdzania czasu staje się niedostępne. Jednocześnie wykonywane usługi są rozliczane godzinowo, a czas przeznaczony na ich realizację jest często bardzo ograniczony i uzależniony od harmonogramu postoju statku w porcie. W takich okolicznościach niezawodny zegarek staje się nie dodatkiem, lecz niezbędnym elementem pracy.
Znaczenie miały również parametry techniczne urządzenia. Zegarek był przeznaczony do pracy w wyjątkowo trudnych warunkach środowiskowych. Musiał cechować się wysoką odpornością na wodę, pył, uszkodzenia mechaniczne, a także zapewniać niezawodność podczas wykonywania prac w pobliżu lub poniżej poziomu lustra wody. Dodatkowym argumentem była długa gwarancja producenta oraz możliwość szybkiej naprawy lub wymiany sprzętu w przypadku awarii. Fiskus uznał, że w takich okolicznościach zakup drogiego modelu nie był przejawem ekstrawagancji, lecz wynikał z obiektywnych potrzeb prowadzonej działalności.
Kluczowe okazało się także to, że przedsiębiorca potrafił wykazać ścisły związek pomiędzy zakupem zegarka a osiąganiem przychodów. Urządzenie było wykorzystywane wyłącznie podczas wykonywania usług, przechowywane w siedzibie firmy i wydawane pracownikom jedynie na czas realizacji zleceń. Nie służyło celom prywatnym, nie było elementem budowania wizerunku przedsiębiorstwa i nie miało charakteru reprezentacyjnego. W ocenie organu podatkowego właśnie te okoliczności przesądziły o możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Co ciekawe, kilka dni później opublikowano kolejną interpretację dotyczącą zakupu nowoczesnego smartwatcha przez projektanta instalacji elektroenergetycznych. Choć wartość tego urządzenia była znacznie niższa i wynosiła około 6,5–7 tys. zł netto, argumentacja fiskusa była bardzo podobna. W tym przypadku decydujące znaczenie miały zaawansowane funkcje technologiczne wykorzystywane podczas pracy w terenie. Przedsiębiorca wskazał, że prowadzi wizje lokalne na obszarach pozbawionych infrastruktury drogowej, z ograniczonym zasięgiem telefonii komórkowej i utrudnionym dostępem do internetu. Smartwatch umożliwiał precyzyjną nawigację satelitarną, rejestrowanie punktów geolokalizacyjnych, pracę offline oraz komunikację satelitarną, co bezpośrednio wspierało realizację projektów i zwiększało bezpieczeństwo pracy.
Dyrektor KIS uznał, że w takich okolicznościach smartwatch nie jest gadżetem ani elementem wyposażenia osobistego, lecz specjalistycznym narzędziem wykorzystywanym do wykonywania obowiązków zawodowych. Podobnie jak w pierwszej sprawie, znaczenie miało wykazanie związku między funkcjonalnością urządzenia a uzyskiwanymi przychodami oraz potwierdzenie, że sprzęt będzie wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej.
Obie interpretacje pokazują wyraźny kierunek, w jakim zmierza obecnie praktyka organów podatkowych. Fiskus odchodzi od automatycznego oceniania wydatków przez pryzmat ich nazwy lub ceny. Coraz większe znaczenie ma natomiast analiza rzeczywistego celu zakupu, jego przydatności dla prowadzonej działalności oraz możliwości wykazania związku z osiąganiem przychodów. Oznacza to, że nawet przedmioty powszechnie uznawane za luksusowe mogą stanowić koszt podatkowy, jeśli przedsiębiorca jest w stanie udowodnić ich biznesowe przeznaczenie.
Nie oznacza to jednak, że każdy drogi zegarek automatycznie stanie się kosztem firmy. W dalszym ciągu kluczowe będzie odpowiednie uzasadnienie zakupu, wykazanie jego związku z wykonywaną działalnością oraz wyeliminowanie prywatnego charakteru użytkowania. Organy podatkowe podkreślają bowiem, że ciężar udowodnienia związku pomiędzy wydatkiem a działalnością gospodarczą spoczywa na podatniku. Jeśli jednak przedsiębiorca potrafi wykazać, że zakup służy realizacji konkretnych zadań zawodowych, zabezpiecza źródło przychodów lub umożliwia prawidłowe wykonanie usług, nawet wydatek rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych może zostać uznany za koszt uzyskania przychodów.
Wniosek płynący z obu interpretacji jest więc prosty: w podatkach nie liczy się metka produktu ani wysokość ceny. Najważniejsze jest to, czy dany wydatek ma realny, gospodarczo uzasadniony związek z prowadzoną działalnością. To właśnie ten argument może przesądzić o tym, czy zakup zostanie zaakceptowany przez fiskusa jako koszt firmowy.