Doradca finansowy prowadzący działalność gospodarczą planował wykorzystywać motocykl jako środek transportu podczas wykonywania obowiązków zawodowych. Motocykl miał służyć przede wszystkim do sprawnych dojazdów na spotkania z klientami, wizyt w urzędach oraz realizacji innych czynności związanych z prowadzoną działalnością. W związku z zamiarem regularnego korzystania z tego pojazdu przedsiębiorca planował zakup specjalistycznej odzieży motocyklowej, obejmującej kask ochronny, kurtkę, spodnie oraz odpowiednie buty przeznaczone do jazdy motocyklem.

Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że sam fakt wykorzystywania motocykla w działalności gospodarczej wystarczy do uznania wydatków na odzież ochronną za koszt uzyskania przychodów. Organ podatkowy zwrócił jednak uwagę, że odzież motocyklowa bardzo często może być traktowana jako wydatek o charakterze osobistym, związany z prywatnym bezpieczeństwem użytkownika. W takich przypadkach zaliczenie jej do kosztów podatkowych bywa kwestionowane.

W analizowanej sprawie kluczowe znaczenie miały jednak dodatkowe okoliczności przedstawione przez przedsiębiorcę. Wskazał on, że każdy element odzieży motocyklowej zostanie w sposób trwały i widoczny oznaczony nazwą oraz logo jego firmy. Oznaczenia miały zostać wykonane w taki sposób, aby nie można było ich łatwo usunąć, na przykład poprzez trwały nadruk, naszycie lub inne trwałe znakowanie. Dzięki temu odzież przestawała pełnić wyłącznie funkcję ochronną i osobistą, a jednocześnie stawała się nośnikiem reklamy prowadzonej działalności gospodarczej.

Organ podatkowy uznał, że właśnie ten element ma decydujące znaczenie dla oceny całej sytuacji. Trwałe oznakowanie odzieży sprawiło bowiem, że utraciła ona cechy zwykłej odzieży osobistej wykorzystywanej przez motocyklistę. Stała się natomiast wyposażeniem o charakterze firmowym, bezpośrednio związanym z prowadzoną działalnością. Podczas przejazdów do klientów oraz poruszania się po mieście odzież eksponowała nazwę przedsiębiorstwa, zwiększając jego rozpoznawalność i pełniąc funkcję marketingową. Tym samym można było wykazać związek pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiąganiem przychodów oraz budowaniem pozycji firmy na rynku.

Istotne było również to, że przedsiębiorca potrafił szczegółowo uzasadnić gospodarczy cel poniesienia wydatków. Wskazał, że specjalistyczna odzież jest niezbędna do bezpiecznego korzystania z motocykla wykorzystywanego w działalności gospodarczej, chroni jego zdrowie i pozwala sprawnie realizować obowiązki zawodowe. Dodatkowo zabezpiecza odzież biznesową, taką jak garnitur czy koszula, które są wymagane podczas spotkań z klientami. Dzięki motocyklowi możliwe jest szybsze przemieszczanie się w zatłoczonych miastach, co przekłada się na większą liczbę spotkań i efektywniejsze prowadzenie działalności.

Przykład ten bardzo dobrze pokazuje, że przy ocenie wydatków przez organy podatkowe ogromne znaczenie ma nie tylko sam zakup określonego przedmiotu, ale przede wszystkim sposób wykazania jego związku z działalnością gospodarczą. W praktyce ten sam wydatek może zostać uznany za koszt podatkowy albo za wydatek prywatny, w zależności od okoliczności oraz jakości przedstawionego uzasadnienia. Odpowiednia dokumentacja, faktury wystawione na firmę, trwałe oznaczenie przedmiotów elementami identyfikacji wizualnej przedsiębiorstwa oraz możliwość wykazania ich związku z uzyskiwaniem przychodów znacząco zwiększają szanse na pozytywną ocenę ze strony organów podatkowych.

Sprawa ta stanowi więc cenną wskazówkę dla przedsiębiorców. Pokazuje, że nawet wydatki, które na pierwszy rzut oka mogą wydawać się osobiste lub prywatne, mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, jeżeli podatnik potrafi udowodnić ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a także wykaże, że służą one osiąganiu przychodów, zabezpieczeniu źródła przychodów lub promocji firmy. Potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej dotyczącej możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków na specjalistyczną odzież motocyklową oznaczoną w sposób trwały nazwą przedsiębiorstwa