Niewykorzystany w 2025 r. urlop wypoczynkowy powinien zostać udzielony do końca września 2026 r. – to stwierdzenie jest prawdziwe, ale nie pełne, gdyż obowiązek udzielenia w tym terminie urlopu zaległego nie obejmuje w większości przypadków całego pozostałego z ubiegłego roku urlopu. Niewykorzystany w 2025 r. urlop na żądanie może zostać udzielony do końca 2026 r., przy czym udzielany jest już w zwykłym trybie ustalania/wnioskowania.
Pracownik może domagać się udzielenia mu w roku kalendarzowym nie więcej niż 4 dni urlopu we wskazanym przez niego terminie (art. 167(2) k.p.). Pracodawca co do zasady powinien uwzględnić taki wniosek, a właściwie żądanie, które powinno do niego dotrzeć najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.
Nie jest to dodatkowy urlop w wymiarze 4 dni, ale część z rocznego wymiaru urlopu (20 lub 26 dni), do którego przypisano jedynie pewną odmienność w zakresie samego terminu jego udzielania. Odbywa się w oderwaniu od ogólnych reguł wykorzystywania urlopów wypoczynkowych wynikających z art. 163 k.p. – termin wykorzystania tzw. urlopu na żądanie nie jest określany w planie urlopów, nie wynika także z ustaleń pracodawcy i pracownika.
Termin udzielenia niewykorzystanego urlopu na żądanie
Zgodnie z art. 168 k.p., urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167(2) k.p. Ustawodawca wprost wskazuje zatem, że urlop na żądanie nie jest objęty zasadą udzielenia go do końca września kolejnego roku.
Przykład: Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w systemie podstawowym czasu pracy nie wykorzystał w 2025 r. 10 dni z należnego mu urlopu wypoczynkowego. W 2025 r. złożył raz wiosek o urlop na żądanie (1 dzień).
Z urlopu zaległego 7 dni powinno zostać udzielone do końca września 2026 r. W tym terminie nie musi on być w pełni zrealizowany, wystarczające jest jego rozpoczęcie – nawet jeżeli ten 7-dniowy urlop rozpocznie się 30 września, zostanie prawidłowo zrealizowany obowiązek pracodawcy. Pracodawca i pracownik nie mogą ustalić, że urlop zaległy zostanie wykorzystany później, tj. np. dopiero w listopadzie.
Trzy dni z urlopu pozostałego z 2025 r. mogą zostać wykorzystane nawet znacznie później, gdyż do końca 2026 r. Tyle bowiem zostało niezrealizowanego urlopu „na żądanie”, którego udzielenie nie jest objęte terminem z art. 168 k.p.
Zobacz także: Udzielanie urlopu zaległego
Zasady wnioskowania
W orzecznictwie sądowym ukształtowało się konsekwentnie obecnie przyjmowane stanowisko o możliwości jednostronnego nakazania pracownikowi wykorzystania zaległego urlopu.
Przykładowo, w uzasadnieniu wyroku Sądu Najwyższego z 7 maja 2008 r. (sygn. akt II PK 313/07) wskazano, że z art. 168 k.p. wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie w przepisie tym określonym, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące. Pracodawca może więc w czasie udzielonego urlopu nie dopuścić pracownika do pracy, a przejawiana przez pracownika gotowość do pracy nie może prowadzić do nabycia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Tak również SN w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (sygn. akt I PK 124/05) oraz PIP (stanowisko PIP z 12 marca 2020 r. (https://www.pip.gov.pl/pl/wiadomosci/108610,praca-zdalna-przeciwdzialanie-covid-19.html), pismo GIP znak: GPP-110-4560-8/09/PE/RP).
To jednak dotyczy urlopu, który pozostał z ubiegłego roku jako „zwykły” urlop. Niewykorzystany urlop na żądanie traci z końcem roku swój szczególny charakter i nie może być już realizowany jako uprawnienie pracownika do wskazania (narzucenia) terminu, w którym pracodawca co do zasady (poza szczególnymi przypadkami) ma udzielić urlopu.
Ważne: Termin wykorzystania zaległego urlopu „na żądanie” powinien zostać ustalony w porozumieniu z pracownikiem.
Podstawa prawna: