Przedsiębiorcy wynajmujący lokale często rozliczają najemców również za media, takie jak energia elektryczna czy woda. Opłaty te są ustalane na podstawie odczytów liczników. Na fakturach, oprócz obowiązkowych danych, zwykle umieszczane są także informacje pomocnicze, m.in. stan licznika na początku i końcu okresu rozliczeniowego, zużycie mediów oraz okres, którego dotyczy rozliczenie.
W przypadku faktur wystawianych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) takie informacje najlepiej wpisywać w polu „DodatkowyOpis”. Jest ono przeznaczone do przekazywania danych, które nie są obowiązkowymi elementami faktury, ale mogą być istotne dla sprzedawcy i nabywcy.
W odróżnieniu od tradycyjnych faktur papierowych lub w formacie PDF, w KSeF dokument ma postać ustrukturyzowanego pliku XML. Oznacza to, że każde pole ma określone przeznaczenie, a możliwości dowolnego rozmieszczania informacji są ograniczone.
Pole „DodatkowyOpis” pozwala zamieścić wszelkie informacje uzupełniające, które pomagają wyjaśnić sposób wyliczenia należności. Można w nim wskazać m.in.:
- stan licznika na początku okresu rozliczeniowego,
- stan licznika na końcu okresu,
- wielkość zużycia,
- okres, którego dotyczy rozliczenie,
- informacje o zastosowanych stawkach lub sposobie podziału kosztów.
Choć pole ma charakter tekstowy, warto zadbać o czytelny i jednolity sposób prezentowania danych. Dzięki temu odbiorca faktury łatwiej odczyta informacje, a wszystkie dokumenty będą miały spójną formę.
Umieszczenie takich danych w fakturze ma również znaczenie dowodowe. Informacje zapisane w polu „DodatkowyOpis” stają się częścią dokumentu księgowego i mogą stanowić potwierdzenie sposobu naliczenia opłat podczas kontroli lub w przypadku ewentualnych sporów z kontrahentem.
Korzystanie z pola „DodatkowyOpis” nie jest obowiązkowe. Decyzję o jego wykorzystaniu podejmuje podatnik. Jednak przy rozliczaniu mediów lub innych świadczeń zależnych od rzeczywistego zużycia jest to rozwiązanie zalecane, ponieważ zwiększa przejrzystość rozliczeń i ogranicza ryzyko nieporozumień.
Nic nie stoi również na przeszkodzie, aby te same informacje przekazać najemcy dodatkowo w osobnym zestawieniu lub korespondencji. Najważniejsze dane uzasadniające wysokość należności warto jednak umieścić bezpośrednio na fakturze.
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku faktur wystawianych osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Dla takich odbiorców korzystanie z KSeF jest dobrowolne, dlatego przedsiębiorca może nadal wystawiać faktury poza systemem i przekazywać dodatkowe informacje w dotychczasowej formie. Jeśli jednak zdecyduje się na wystawienie faktury w KSeF, również może wykorzystać pole „DodatkowyOpis”.
Podsumowując, pole „DodatkowyOpis” jest praktycznym miejscem do zamieszczania dodatkowych informacji dotyczących rozliczeń, zwłaszcza opartych na odczytach liczników. Ułatwia ono zrozumienie sposobu naliczenia opłat, zwiększa przejrzystość dokumentów oraz wzmacnia ich wartość dowodową.