Przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub świadczą usługi objęte oznaczeniami GTU, często zastanawiają się, czy po wprowadzeniu obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nadal muszą umieszczać te kody na fakturach ustrukturyzowanych przesyłanych do systemu. W praktyce odpowiedź jest jednoznaczna – przepisy nie nakładają takiego obowiązku.

Ustawa o podatku od towarów i usług określa elementy, które każda faktura musi obowiązkowo zawierać. Są to między innymi data wystawienia dokumentu, numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, nazwa sprzedawanych towarów lub świadczonych usług, ich ilość, cena jednostkowa, wartość sprzedaży oraz wysokość podatku VAT. Wśród obowiązkowych danych nie znajdują się jednak oznaczenia GTU. Oznacza to, że przepisy nie wymagają, aby takie kody były umieszczane na fakturach, niezależnie od tego, czy są one wystawiane w tradycyjnej formie, elektronicznie czy jako faktury ustrukturyzowane przesyłane do KSeF.

Potwierdza to również dokumentacja techniczna dotycząca funkcjonowania KSeF oraz struktury logicznej FA(3). Dokumentacja ta wskazuje, że poszczególne pola formularza XML zostały podzielone na obowiązkowe, opcjonalne i fakultatywne. Pola obowiązkowe muszą zostać uzupełnione, aby dokument został poprawnie przyjęty przez system. Natomiast pola fakultatywne mogą być wypełniane wyłącznie wtedy, gdy podatnik uzna to za potrzebne. Właśnie do tej ostatniej grupy zaliczono oznaczenia GTU. Ich brak nie powoduje odrzucenia faktury przez KSeF i nie wpływa na jej ważność ani zgodność z przepisami.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca sam decyduje, czy chce umieszczać kody GTU w fakturach ustrukturyzowanych. Może z nich korzystać, jeżeli ułatwia to organizację pracy, analizę sprzedaży lub funkcjonowanie systemów księgowych. Nie jest to jednak obowiązek wynikający z przepisów podatkowych.

Należy jednocześnie wyraźnie odróżnić obowiązki związane z wystawianiem faktur w KSeF od obowiązków dotyczących prowadzenia ewidencji VAT i sporządzania plików JPK_V7. W tym zakresie nic się nie zmieniło. Nadal istnieje obowiązek oznaczania odpowiednich transakcji kodami GTU w ewidencji sprzedaży VAT. Oznacza to, że przedsiębiorcy sporządzający pliki JPK_V7 muszą nadal stosować oznaczenia GTU dla transakcji, których dotyczą odpowiednie przepisy. Dotychczasowy sposób działania, polegający na przypisywaniu kodu GTU do całej faktury w ewidencji sprzedaży przygotowywanej na potrzeby JPK_V7, pozostaje więc prawidłowy i zgodny z obowiązującymi regulacjami.

Warto również zwrócić uwagę na istotną różnicę pomiędzy sposobem stosowania kodów GTU w JPK_V7 a ich ewentualnym wykorzystaniem w KSeF. W pliku JPK_V7 oznaczenie GTU odnosi się do całej faktury. Natomiast struktura faktury ustrukturyzowanej FA(3) umożliwia przypisanie kodu GTU do każdej pozycji faktury oddzielnie. Oznacza to, że jeśli przedsiębiorca zdecyduje się dobrowolnie wykorzystywać oznaczenia GTU w KSeF, powinien przypisywać je do konkretnych towarów lub usług znajdujących się na fakturze, a nie do całego dokumentu.

Takie rozwiązanie pozwala na bardziej szczegółowe przedstawienie danych dotyczących sprzedawanych produktów lub usług, jednak może wymagać odpowiedniego dostosowania programów sprzedażowych i księgowych. W wielu przedsiębiorstwach będzie to oznaczało konieczność przypisania właściwych kodów GTU do poszczególnych pozycji asortymentowych oraz wprowadzenia dodatkowych procedur kontrolnych. W efekcie stosowanie kodów GTU w fakturach ustrukturyzowanych może wiązać się z większym nakładem pracy, dlatego wiele firm może zrezygnować z ich umieszczania, skoro przepisy nie nakładają takiego obowiązku.

Podsumowując, obecnie przedsiębiorcy nie mają obowiązku umieszczania kodów GTU na fakturach ustrukturyzowanych przesyłanych do KSeF. Brak tych oznaczeń nie wpływa na poprawność ani ważność faktury i nie uniemożliwia jej przesłania do systemu. Jednocześnie nadal obowiązuje wymóg stosowania kodów GTU w ewidencji sprzedaży VAT sporządzanej na potrzeby pliku JPK_V7. Oznacza to, że dotychczasowe zasady raportowania tych oznaczeń pozostają bez zmian. Jeżeli jednak podatnik zdecyduje się dobrowolnie wykorzystywać kody GTU w KSeF, powinien pamiętać, że należy je przypisywać do poszczególnych pozycji faktury, a nie do całego dokumentu.