Czy system zadaniowego czasu pracy trzeba wpisać do umowy o pracę?

Większość przedsiębiorców odpowie: tak.

Tymczasem przepisy Kodeksu pracy wcale tego nie wymagają.

To jeden z najczęściej powielanych błędów, który później może bardzo utrudnić zmianę organizacji pracy. Wielu pracodawców wpisuje system zadaniowy do umowy, ponieważ wydaje się to najprostszym rozwiązaniem. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy chcą wrócić do zwykłego systemu czasu pracy. Okazuje się wtedy, że nie wystarczy zmienić regulaminu – potrzebne jest porozumienie z pracownikiem albo nawet wypowiedzenie zmieniające.

A to dopiero początek.

Największy mit dotyczący systemu zadaniowego

W internecie bardzo często można spotkać informację, że system zadaniowy zawsze ustala się w umowie o pracę.

To nieprawda.

Kodeks pracy nie przewiduje takiego obowiązku. System zadaniowego czasu pracy wprowadza się dokładnie tak samo jak większość innych systemów czasu pracy, czyli poprzez:

• układ zbiorowy pracy,
• regulamin pracy,
• obwieszczenie – jeżeli pracodawca nie ma obowiązku wprowadzania regulaminu.

Dopiero jeśli pracodawca i pracownik wspólnie uznają, że chcą wpisać system zadaniowy do umowy, mogą to zrobić. Nie jest to jednak rozwiązanie obowiązkowe.

I właśnie tutaj wielu przedsiębiorców nieświadomie komplikuje sobie życie.

Dlaczego wpisanie systemu do umowy może być problemem?

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że wpisanie systemu zadaniowego do umowy daje większy porządek.

W praktyce często działa odwrotnie.

Jeżeli system został wpisany do umowy o pracę, staje się jej elementem. Oznacza to, że późniejsza zmiana wymaga zmiany samej umowy.

Co to oznacza w praktyce?

Jeżeli po kilku miesiącach okaże się, że system zadaniowy się nie sprawdza, pracodawca nie może po prostu zdecydować o zmianie. Potrzebuje zgody pracownika albo musi zastosować wypowiedzenie zmieniające.

Gdyby system był wprowadzony regulaminem pracy, cała procedura byłaby znacznie prostsza.

To właśnie dlatego wielu specjalistów od prawa pracy odradza wpisywanie systemu zadaniowego do umowy, jeśli nie ma ku temu szczególnego powodu.

Czy pracownik musi wyrazić zgodę?

To pytanie pojawia się bardzo często.

Kodeks pracy mówi, że pracodawca ustala zadania po porozumieniu z pracownikiem.

Brzmi to tak, jakby bez zgody pracownika nic nie było możliwe.

To jednak zbyt daleko idący wniosek.

Orzecznictwo sądów wskazuje, że chodzi przede wszystkim o konsultację dotyczącą zakresu zadań i czasu potrzebnego do ich wykonania. Jeżeli później dojdzie do sporu, to pracodawca będzie musiał udowodnić, że powierzone zadania rzeczywiście były możliwe do wykonania w normalnym czasie pracy.

To bardzo ważne.

Jeżeli pracownik każdego dnia musi pracować po 11–12 godzin tylko po to, aby wykonać powierzone obowiązki, trudno będzie obronić twierdzenie, że zadania zostały zaplanowane prawidłowo.

Największe nieporozumienie dotyczące nadgodzin

Wielu przedsiębiorców uważa, że system zadaniowy oznacza brak nadgodzin.

To również nie jest prawda.

Prawidłowo brzmi to inaczej.

Jeżeli pracodawca wyznaczył zadania w taki sposób, że realnie można je wykonać w granicach obowiązujących norm czasu pracy, samo to, że pracownik jednego dnia pracował dłużej niż 8 godzin, nie oznacza jeszcze powstania nadgodzin.

Jeżeli jednak zakres obowiązków od początku był nierealny do wykonania w normalnym czasie pracy, pracownik może dochodzić wynagrodzenia za godziny nadliczbowe.

To właśnie ten element jest najczęściej przedmiotem sporów przed sądami pracy.

Czy zadania trzeba wpisywać do umowy?

Nie.

Przepisy nie nakładają takiego obowiązku.

W praktyce nawet lepiej tego nie robić.

Dlaczego?

Ponieważ każda zmiana zakresu zadań mogłaby wymagać zmiany umowy o pracę.

Znacznie rozsądniejszym rozwiązaniem jest ustalenie zadań w odrębnym dokumencie lub innym trwałym uzgodnieniu, które w razie potrzeby łatwo zaktualizować.

Co powinien zapamiętać każdy pracodawca?

Jeżeli planujesz wprowadzenie systemu zadaniowego czasu pracy, pamiętaj o kilku podstawowych zasadach:

• Kodeks pracy nie wymaga wpisywania systemu zadaniowego do umowy o pracę.
• Wpisanie go do umowy może później znacznie utrudnić zmianę systemu czasu pracy.
• Zadania powinny być możliwe do wykonania w ramach obowiązujących norm czasu pracy.
• Sam fakt pracy dłużej niż 8 godzin jednego dnia nie oznacza automatycznie powstania nadgodzin.
• Zakres zadań nie musi być wpisany do umowy o pracę.
• W razie sporu to pracodawca będzie musiał wykazać, że zadania zostały określone w sposób realny.

Podstawa prawna

Zasady stosowania systemu zadaniowego czasu pracy wynikają przede wszystkim z art. 140 oraz art. 150 Kodeksu pracy. Ich interpretację od lat doprecyzowuje również orzecznictwo Sądu Najwyższego, które wskazuje, że najważniejsze jest nie samo nazwanie systemu „zadaniowym”, lecz prawidłowe określenie zakresu obowiązków i możliwości ich wykonania w czasie odpowiadającym normom czasu pracy.