Kary umowne za opóźnienia czy też zapłacone odsetki za opóźnienie od dawna są przedmiotem sporów podatników z urzędami w zakresie możliwości ich zaliczania do kosztów uzyskania przychodów. Organy stały na stanowisku, że tego typu płatności nie mogą stanowić u podatników kosztów uzyskania przychodów. Jednak z ostatniej interpretacji – zmienionej przez dyrektora KIS – wyłania się inne podejście, pozwalające na kwalifikację tych wydatków do kosztów podatkowych.
Zarys sporu
Z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej zwróciła się do organu spółka będąca podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. Podstawowym profilem jej działalności gospodarczej jest realizacja specjalistycznych kontraktów w obszarze infrastruktury energetyczno-technicznej, w szczególności dostawa, montaż, konfiguracja i uruchomienie systemów zasilania awaryjnego (UPS) oraz powiązanych instalacji, a także świadczenie usług serwisowych i gwarancyjnych oraz bieżące wsparcie techniczne odbiorców systemów zasilania awaryjnego.
W związku ze sporem z jednym z kontrahentów dotyczącym sposobu rozliczania obowiązków gwarancyjnych, kontrahent ten naliczył spółce kary umowne za opóźnienie w wykonaniu obowiązków gwarancyjnych, a następnie dochodził ich zapłaty przed sądem.
W związku z powyższym spółka zapytała, czy zasądzona kara umowna wraz z odsetkami za zwłokę, a także zasądzone koszty procesu sądowego oraz odsetki za opóźnienie od tych kosztów w części faktycznie zapłaconej przez spółkę mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów jako wydatki pozostające w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą?
Rozbieżności w stanowiskach
Spółka była zdania, że wszystkie trzy kategorie wydatków – zarówno kara umowna, odsetki ustawowe za opóźnienie oraz koszty procesu sądowego wraz z odsetkami – pozostają w normalnym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, stanowią wyraz racjonalnie poniesionego ryzyka kontraktowego i nie są objęte żadną z negatywnych przesłanek wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Dlatego powinny zostać uznane za koszty uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia.
Dyrektor KIS w pierwotnie wydanej interpretacji uznał, że żaden ze wskazanych wydatków nie stanowi kosztu uzyskania przychodu spółki. Kary umowne zostały bowiem wprost wyłączone z kategorii kosztów uzyskania przychodów, natomiast w ślad za nimi idą odsetki za opóźnienie w zapłacie, ściśle z tą karą związane. Odnośnie kosztów procesu, zdaniem organu wydatki te nie spełniają kluczowej przesłanki, jaką jest celowość poniesionego wydatku, czyli nakierowanie na osiągnięcie przychodów bądź też zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła.
Skarga do WSA i zmiana interpretacji z urzędu
Spółka wniosła skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego, sprawa jednak zakończyła się dużo szybciej. Szef Krajowej Administracji Skarbowej z urzędu zmienił wydaną interpretację, uwzględniając skargę spółki. Tym samym organ uznał, że zarówno kara umowna, odsetki od tej kary, jak i koszty procesu sądowego wraz z odsetkami mogą być kosztem podatkowym. Organ jednocześnie odstąpił od uzasadnienia prawnego, co oznacza, że zgodził się z argumentacją spółki.
Podstawowe argumenty podatnika
Spółka w uzasadnieniu wniosku o interpretację wskazała przede wszystkim, że kara umowna dotyczy wyłącznie opóźnienia w wykonaniu obowiązków gwarancyjnych/serwisowych, nie jest to zatem kara za wady zainstalowanych urządzeń ani za wadliwe wykonanie robót – przedmiot umowy został bowiem odebrany bez zastrzeżeń. Ponoszenie ryzyka kontraktowego, w tym ryzyka naliczania kar za opóźnienie w wykonaniu części świadczeń jest immanentną cechą działalności spółki na rynku dużych kontraktów infrastrukturalnych.
Zapłacone przez spółkę odsetki za opóźnienie pełnią funkcję świadczenia akcesoryjnego – skoro zatem zostały zapłacone, to nie mieszczą się w żadnym z wyłączeń z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT i mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.
Natomiast koszty postępowania sądowego poniesione przez podatnika w związku z jego działalnością gospodarczą są co do zasady traktowane w orzecznictwie i interpretacjach jako koszty pośrednie działalności, ponoszone w celu ochrony interesów majątkowych podatnika i zabezpieczenia źródła przychodów. Dlatego biorąc pod uwagę, że spór sądowy pozostawał w bezpośrednim związku z działalnością gospodarczą, a jego celem była ochrona interesów majątkowych, spółka stoi na stanowisku, że zarówno zasądzone koszty procesu, jak i odsetki ustawowe za opóźnienie od tych kosztów – w części faktycznie zapłaconej – stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 13 marca 2026 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.599.2025.3.RK