Wraz z wprowadzeniem nowej wersji KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów udostępni mechanizm zgłaszania podejrzanych faktur. Jego celem jest ochrona przedsiębiorców przed oszustwami i wyłudzeniami podatkowymi. Dzięki temu rozwiązaniu firmy będą mogły poinformować administrację skarbową o fakturach, które budzą uzasadnione wątpliwości.
Poniżej znajdziesz praktyczny poradnik wyjaśniający kto może zgłosić taką fakturę, kiedy warto to zrobić i na co uważać w swojej firmie.
1. Czym jest faktura scamowa w KSeF
Faktura scamowa to taka, która może wskazywać na próbę oszustwa, np.:
-
została wystawiona przez podmiot, który w rzeczywistości nie istnieje,
-
dokumentuje transakcję, która nigdy nie miała miejsca,
-
ma na celu wyłudzenie pieniędzy lub podatku.
System KSeF umożliwi przedsiębiorcom zgłoszenie takiej faktury bezpośrednio do administracji skarbowej, która następnie przeprowadzi weryfikację.
Ważne:
Zgłoszenie jest możliwością, a nie obowiązkiem przedsiębiorcy.
2. Kto może zgłosić podejrzaną fakturę
Zgłoszenia może dokonać osoba lub podmiot, który ma uprawnienia do dostępu do faktur w KSeF.
Najczęściej będzie to:
-
nabywca faktury,
-
pracownik firmy posiadający odpowiednie uprawnienia,
-
biuro księgowe działające w imieniu przedsiębiorcy.
Nie może natomiast zgłosić nadużycia:
-
sprzedawca, który wystawił fakturę.
3. W jakich sytuacjach warto zgłosić fakturę
Fakturę można zgłosić, gdy istnieją obiektywne przesłanki wskazujące na możliwe oszustwo. Przykładowo gdy:
1️⃣ Nie znasz wystawcy faktury
Otrzymujesz fakturę od firmy, z którą nigdy wcześniej nie współpracowałeś.
2️⃣ Transakcja nigdy nie miała miejsca
Faktura dokumentuje zakup, którego Twoja firma faktycznie nie dokonała.
3️⃣ Nie możesz skontaktować się ze sprzedawcą
Próby kontaktu (telefon, e-mail) w celu wyjaśnienia faktury kończą się niepowodzeniem.
4️⃣ Firma nie istnieje w rejestrach
Po sprawdzeniu okazuje się, że sprzedawcy nie ma w bazach takich jak:
-
CEIDG
-
KRS
-
wykaz podatników VAT
5️⃣ Faktura zawiera podejrzane elementy
Na przykład:
-
liczne błędy językowe,
-
bardzo krótki termin płatności wymuszający szybkie działanie,
-
linki do nieznanych stron internetowych,
-
informacje o „wyjątkowych ofertach” lub dziwnych rozliczeniach.
⚠️ Ważne:
Pojedyncza przesłanka nie musi oznaczać oszustwa. Najlepiej oceniać sytuację na podstawie kilku sygnałów jednocześnie.
4. Kiedy nie należy zgłaszać faktury
Mechanizm zgłaszania nadużyć nie służy do rozwiązywania sporów biznesowych.
Nie należy zgłaszać faktury gdy:
-
transakcja była realna, ale spór dotyczy kwoty faktury,
-
reklamujesz usługę lub towar,
-
jesteś niezadowolony z współpracy z kontrahentem,
-
chcesz utrudnić działanie konkurencji.
5. Jak wygląda zgłoszenie faktury w KSeF
Procedura zgłoszenia jest stosunkowo prosta.
Krok 1 – wybór faktury
W systemie KSeF wybierasz konkretną fakturę.
Krok 2 – zgłoszenie nadużycia
Zgłoszenie dotyczy zawsze jednej faktury – nie można zgłaszać ich zbiorczo.
Krok 3 – uzasadnienie zgłoszenia
Trzeba wpisać powód podejrzenia nadużycia.
Krok 4 – weryfikacja przez administrację
Po zgłoszeniu:
-
urząd analizuje sprawę,
-
przedsiębiorca nie otrzymuje informacji o wyniku weryfikacji.
6. Czy można wycofać zgłoszenie
Tak. Jeśli zgłoszenie było błędne:
-
można je wycofać w KSeF,
-
trzeba podać uzasadnienie wycofania,
-
wycofanie także dotyczy jednej faktury.
Wycofania nie może dokonać sprzedawca faktury.
7. Jak sprawdzić status zgłoszenia
KSeF pozwala sprawdzić:
-
czy faktura została zgłoszona,
-
czy zgłoszenie zostało wycofane,
-
datę ostatniej zmiany,
-
uzasadnienie zgłoszenia lub wycofania.
8. Na co powinni uważać przedsiębiorcy
Eksperci podkreślają, że po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF może wzrosnąć liczba prób oszustw.
Dlatego warto:
1️⃣ Kontrolować uprawnienia w KSeF
Nie przyznawaj dostępu zbyt szerokiej grupie pracowników.
2️⃣ Wprowadzić procedury w firmie
Określ:
-
kto wystawia faktury,
-
kto je weryfikuje,
-
kto może zgłaszać nadużycia.
3️⃣ Ustalić standard danych na fakturze
Dobrą praktyką jest uzgodnienie z kontrahentami:
-
jakie dane muszą być na fakturze,
-
jak wygląda proces fakturowania.
4️⃣ Sprawdzać nowe faktury
Ponieważ wszystkie faktury trafią do jednego systemu, warto regularnie kontrolować dokumenty wystawione na NIP firmy.
9. Dlaczego ten mechanizm jest ważny
System zgłaszania faktur scamowych ma pomóc:
-
wykrywać oszustów podatkowych,
-
chronić uczciwych przedsiębiorców,
-
szybciej identyfikować firmy wystawiające fikcyjne faktury.
Jeżeli wiele firm zgłosi faktury od jednego podmiotu, administracja może szybko podjąć działania kontrolne.
✅ Najważniejsza rada dla przedsiębiorcy:
Wdrożenie KSeF to dobry moment, aby uporządkować procedury fakturowania, kontrolę dokumentów i nadawanie uprawnień w firmie. Dzięki temu łatwiej uniknąć zarówno oszustw, jak i problemów podatkowych.