Podatnik VAT czynny, który zakupił towar lub usługę i zamierza odliczyć z niej VAT, musi skontrolować fakturę pod względem formalnym i merytorycznym oraz sprawdzić kontrahenta. Zakres sprawdzania kontrahenta zależy od tego, czy zaczynamy z nim współpracę, czy jest to kolejna transakcja.
Metodyka należytej staranności ogłoszona przez MF to najważniejsze okoliczności, które są brane pod uwagę przez urzędników skarbowych w ocenie działalności przedsiębiorców dokonujących odliczeń VAT. Zdaniem MF podjęcie przez podatnika działań wskazanych w Metodyce istotnie zwiększa prawdopodobieństwo dochowania przez niego należytej staranności i zachowania prawa do odliczenia VAT.
1. Jak sprawdzić kontrahenta, z którym rozpoczynamy współpracę
Zawarcie transakcji z podmiotem, z którym wcześniej nie zawieraliśmy transakcji handlowych, wymaga sprawdzenia jego sytuacji. O rozpoczęciu współpracy mówimy także wtedy, gdy zawieramy transakcję z podmiotem, z którym już współpracowaliśmy, jeśli dotyczy towarów nieobjętych dotychczas branżą lub profilem działalności tego kontrahenta i których dotychczas od niego nie kupowaliśmy.
Oceniając kontrahenta, należy rozważyć zarówno kryteria formalne, jak i transakcyjne.
1.1. Potwierdzenie rejestracji kontrahenta i posiadanych koncesji oraz zezwoleń
W przypadku każdego nowego kontrahenta należy potwierdzić jego rejestrację.
Tabela. Potwierdzenie rejestracji kontrahenta
|
Potwierdzić rejestrację kontrahenta |
Jak to można zrobić |
|
w Krajowym Rejestrze Sądowym, w przypadku gdy kontrahent jest spółką prawa handlowego |
na stronie https://ems.ms.gov.pl |
|
w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, gdy kontrahent prowadzi jednoosobową działalność lub jako spółka cywilna |
na stronie https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine |
|
jako podatnika VAT czynnego na tzw. białej liście |
na stronie https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka |
Ponadto należy sprawdzić, czy:
● kontrahent posiada lub – na nasze żądanie – przedstawił wymagane koncesje i zezwolenia dotyczące towarów, które są przedmiotem planowanych transakcji,
● umocowanie osób reprezentujących kontrahenta lub pełnomocnictwa udzielone przez te osoby są prawdziwe (np. należy zweryfikować umocowanie osób upoważnionych do udzielenia pełnomocnictw w imieniu kontrahenta na podstawie danych z KRS lub CEIDG).