Co trzeba sprawdzić, gdy otrzymujemy fakturę od kontrahenta

Podatnik VAT czynny, który zakupił towar lub usługę i zamierza odliczyć z niej VAT, musi skontrolować fakturę pod względem formalnym i merytorycznym oraz sprawdzić kontrahenta. Zakres sprawdzania kontrahenta zależy od tego, czy zaczynamy z nim współpracę, czy jest to kolejna transakcja.

Metodyka należytej staranności ogłoszona przez MF to najważniejsze okoliczności, które są brane pod uwagę przez urzędników skarbowych w ocenie działalności przedsiębiorców dokonujących odliczeń VAT. Zdaniem MF podjęcie przez podatnika działań wskazanych w Metodyce istotnie zwiększa prawdopodobieństwo dochowania przez niego należytej staranności i zachowania prawa do odliczenia VAT.

1. Jak sprawdzić kontrahenta, z którym rozpoczynamy współpracę

Zawarcie transakcji z podmiotem, z którym wcześniej nie zawieraliśmy transakcji handlowych, wymaga sprawdzenia jego sytuacji. O rozpoczęciu współpracy mówimy także wtedy, gdy zawieramy transakcję z podmiotem, z którym już współpracowaliśmy, jeśli dotyczy towarów nieobjętych dotychczas branżą lub profilem działalności tego kontrahenta i których dotychczas od niego nie kupowaliśmy.

Oceniając kontrahenta, należy rozważyć zarówno kryteria formalne, jak i transakcyjne.

1.1. Potwierdzenie rejestracji kontrahenta i posiadanych koncesji oraz zezwoleń

W przypadku każdego nowego kontrahenta należy potwierdzić jego rejestrację.

Tabela. Potwierdzenie rejestracji kontrahenta

Potwierdzić rejestrację kontrahenta

Jak to można zrobić

w Krajowym Rejestrze Sądowym, w przypadku gdy kontrahent jest spółką prawa handlowego

na stronie https://ems.ms.gov.pl

w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, gdy kontrahent prowadzi jednoosobową działalność lub jako spółka cywilna

na stronie https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine

jako podatnika VAT czynnego na tzw. białej liście

na stronie https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka

Ponadto należy sprawdzić, czy:

● kontrahent posiada lub – na nasze żądanie – przedstawił wymagane koncesje i zezwolenia dotyczące towarów, które są przedmiotem planowanych transakcji,
● umocowanie osób reprezentujących kontrahenta lub pełnomocnictwa udzielone przez te osoby są prawdziwe (np. należy zweryfikować umocowanie osób upoważnionych do udzielenia pełnomocnictw w imieniu kontrahenta na podstawie danych z KRS lub ­CEIDG).