Przedsiębiorcy, chcąc pozostać na rynku, nie tylko muszą rozwijać swoje przedsiębiorstwo, ale także własne kompetencje. W tym celu uczestniczą w licznych szkoleniach, kursach, studiach, które poszerzają ich wiedzę i pozwalają w sposób innowacyjny prowadzić swoje przedsiębiorstwo. Szkolenia pozwalają także lepiej zarządzać personelem zatrudnionym w przedsiębiorstwie.
Koszty podatkowe – podstawowa definicja
W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.
Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego między poniesieniem kosztu a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
Innymi słowy – oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli między jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodów istnieje związek przyczynowy (ewentualnie z zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów).
Tym samym – możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia jego przychodów.
Podsumowując, dokonując oceny charakteru ponoszonych wydatków, należy rozstrzygnąć, czy spełniają one kryteria określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawy o PIT) oraz czy nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy. Ocena prawna danego wydatku wymaga bowiem uwzględnienia unormowań art. 23 ust. 1 ustawy, w którym ustawodawca dokonał enumeratywnego wyliczenia wydatków niestanowiących kosztów podatkowych, nawet jeśli ponoszone są w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Wydatki na szkolenia przedsiębiorcy
W przypadku zakupu szkoleń przedsiębiorca musi przede wszystkim rozpoznać czy:
- wydatki związane są z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, zdobywaniem wiedzy i umiejętności są potrzebne w prowadzonej działalności gospodarczej i mają z nią związek,
- wydatki służą tylko podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy i wykształcenia niezwiązanego z działalnością, a więc co do zasady mają charakter osobisty.
Czyli za uzasadnione racjonalnie i gospodarczo koszty, których poniesienie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów ze źródła, jakim jest działalność gospodarcza, uznać należy takie wydatki na kształcenie, które pozwolą przedsiębiorcy nabyć umiejętności i wiedzę niezbędną w prowadzeniu działalności gospodarczej.
Przykład: Przedsiębiorca prowadzi firmę deweloperską. W ostatnich latach przedsiębiorstwo znacznie się rozrosło i zatrudniło wielu pracowników. Właściciel, chcąc lepiej zarządzać personelem, zapisał się na szkolenie z zarządzania zasobami ludzkimi i kierowanie zespołem. Czy wydatki na powyższe szkolenie można uznać za koszt uzyskania przychodu?
Tak, w tym przypadku wydatki na kurs bez wątpienia stanowią koszt uzyskania przychodu. Dzięki szkoleniu przedsiębiorca będzie bowiem lepiej zarządzał personelem, co w konsekwencji spowoduje wzrost przychodów.
Przykład: Lekarka prowadzi wyspecjalizowany gabinet lekarski. Rozpoczęła intensywny kurs języka angielskiego. Lekarka chce rozszerzyć swoje usługi na pacjentów z zagranicy. Ponadto nauka języka zdaniem lekarki jest niezbędne, aby móc poznawać nowe metody leczenia (większość prasy fachowej jest w języku angielskim). Czy wydatki na kurs językowy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?
Wydatki związane z podjęciem nauki języka angielskiego nie zostały ujęte w katalogu wydatków nieuznawanych za koszt uzyskania przychodów, zawartym w treści art. 23 ustawy o PIT. Nie stanowi to jednak wystarczającej przesłanki do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów. Dla uzyskania takiego statusu, konieczne jest również zaistnienie związku przyczynowego między poniesionym wydatkiem, a celem jakim jest osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów.
Szkolenie przedsiębiorcy – diety i noclegi
W wielu przypadkach szkolenia odbywają się poza miejscowością zamieszkania przedsiębiorcy.
Przypomnijmy, iż właściciel firmy może przyznać sobie dietę i zaliczyć ją do podatkowych kosztów do wysokości kwot przysługujących pracownikom (od 28 lipca 2022 r. dieta wzrosła do 38 zł za dobę podróży krajowej).
Przykład: Przedsiębiorca zajmuje się montażem fotowoltaiki. W czerwcu 2022 r. wziął udział w trzydniowej konferencji, na której poruszane są nowe technologie dotyczące branży OZE. Konferencja odbywała się w miejscowości turystycznej. W cenie konferencji jest tylko szkolenie o nowościach w OZE, noclegi w hotelu opłaca przedsiębiorca. Czy w takiej sytuacji przedsiębiorca będzie mógł w kosztach uzyskania przychodu ująć koszty diet i noclegów?
W tym przypadku bez wątpienia udział w konferencji jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. W związku z tym przedsiębiorca będzie mógł naliczyć sobie diety jak i zaliczyć wydatki na nocleg do kosztów uzyskania przychodu. Tym samym wyjazd na konferencje (szkolenie) należy potraktować jako podróż służbową.
Podsumowując, przedsiębiorcy, jeśli wykażą związek szkolenia z prowadzoną działalnością gospodarczą, to wydatki na nie zaliczą do kosztów uzyskania przychodów.
Podstawa prawna: