Podatnicy, którzy ewidencjonują obrót na kasie, mają dodatkowe obowiązki dokumentacyjne. Niektóre z nich są uzależnione od tego, z jakim rodzajem kas fiskalnych mamy do czynienia.

1. Obowiązek pobrania oświadczeń od nowych pracowników, którzy będą ewidencjonować obrót na kasie, że zapoznali się z zasadami ewidencjonowania

Podatnik, powierzając nowej osobie prowadzenie ewidencji na kasie fiskalnej, bez względu na rodzaj kasy, jest obowiązany zapoznać tę osobę z informacją obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji, wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania.

WAŻNE! Obowiązek informowania pracowników o zasadach prowadzenia ewidencji na kasie dotyczy podatników bez względu na rodzaj kasy.

Podatnik jest obowiązany zapoznać z tą informacją osobę prowadzącą u niego ewidencję, przed rozpoczęciem jej prowadzenia oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie prowadzenia ewidencji, również gdy nie jest zatrudniona na umowę o pracę.

Wykonanie tego obowiązku nowy pracownik potwierdza, składając przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji.

Informacja o zasadach ewidencji oraz oświadczenie są sporządzane w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla podatnika i dla pracownika.

Wzór takiej informacji i oświadczenia został określony w zał. nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas dla kas z papierowym i elektronicznym zapisem kopii oraz kas online. Natomiast dla kas wirtualnych są one określone w zał. nr 3 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.

2. Obowiązek prowadzenia dokumentacji kasowej i jej przechowywania

Do obowiązków podatników ewidencjonujących obrót na kasie należy również:

● dokonywanie wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących; szczegółowy wykaz dokumentów, które należy drukować, określają rozporządzenia;

● przechowywanie kopii dokumentów kasowych do czasu przedawnienia zobowiązania, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości, co oznacza, że wydrukowane dokumenty kasowe mogą być przechowywane w formie elektronicznej.