Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym. W 2023 r., tak jak w 2022 r., dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wyniesie on co do zasady 20,92.
Współczynnik urlopowy jest obliczany dla danego roku i stosowany przy ustalaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, do którego prawo powstało w tym roku. Nie ma przy tym znaczenia, za jaki rok czy lata przysługuje niewykorzystany urlop, za który nastąpi wypłata ekwiwalentu.
PRZYKŁAD
Załóżmy, że pracodawca w styczniu 2023 r. wypłaci jednemu z pracowników ekwiwalent za urlop wypoczynkowy za lata 2021-2022. Do obliczenia jego wysokości musi przyjąć współczynnik ekwiwalentowy obowiązujący w 2023 r.
Współczynnik ten jest też wykorzystywany przy obliczaniu wynagrodzeń, odszkodowań czy innych należności ustalanych w wysokości wynagrodzenia za 1 dzień lub wielokrotności wynagrodzenia za 1 dzień (§ 2a rozporządzenia w sprawie ustalania wynagrodzeń).
Ustalanie wysokości współczynnika ekwiwalentowego
Aby prawidłowo obliczyć współczynnik ekwiwalentowy, należy:
Krok 1. Od liczby dni w danym roku kalendarzowym odjąć łączną liczbę przypadających w tym roku:
- niedziel,
- świąt oraz
- dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.
Zatem obliczając współczynnik na 2023 r. (jeżeli sobota jest dniem wolnym z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy), należy uwzględnić:
- 53 niedziele,
- 9 dni ustawowo wolnych od pracy (świątecznych, przypadających w innym dniu niż niedziela),
Tabela 1. Dni ustawowo wolne od pracy w 2023 r.
| Święto | Dzień tygodnia w 2023 r. |
| Nowy Rok | 1 stycznia (niedziela) |
| Święto Trzech Króli | 6 stycznia (piątek) |
|
pierwszy dzień Wielkiej Nocy |
9 kwietnia (niedziela) |
| drugi dzień Wielkiej Nocy | 10 kwietnia (poniedziałek) |
| święto państwowe (Święto Pracy) | 1 maja (poniedziałek) |
| Święto Narodowe Trzeciego Maja (Święto Konstytucji) | 3 maja (środa) |
| pierwszy dzień Zielonych Świątek (Zesłanie Ducha Świętego) | 21 maja (niedziela) |
| święto Bożego Ciała | 8 czerwca (czwartek) |
| Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny (i Święto Wojska Polskiego) | 15 sierpnia (wtorek) |
| Wszystkich Świętych | 1 listopada (środa) |
| Narodowe Święto Niepodległości | 11 listopada (sobota) |
| pierwszy dzień Bożego Narodzenia | 25 grudnia (poniedziałek) |
| drugi dzień Bożego Narodzenia | 26 grudnia (wtorek) |
- 52 wolne soboty.
[365 dni – (53 niedziele + 9 dni świątecznych + 52 soboty)] = 251.
Krok 2. Wynik otrzymany w kroku 1 podzielić przez 12.
251 : 12 = 20,92 (współczynnik dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy).
Krok 3. Wysokość współczynnika ekwiwalentowego obniżyć do wymiaru etatu pracownika, któremu przysługuje ekwiwalent urlopowy:
20,92 x wymiar etatu, w jakim pracownik jest zatrudniony.