Podatnicy w wyniku licznych sporów z fiskusem i sądami administracyjnymi doprowadzili do tego, że organy podatkowe przestały już przyjmować, że każde podjęcie kontrahenta poczęstunkiem jest przejawem reprezentacji. Nadal jednak czynnikiem ryzyka jest wystawność poczęstunku i reprezentacyjny charakter spotkania.

Przykład

Przedstawiciele spółki zorganizowali spotkanie z potencjalnym klientem. W czasie spotkania, podczas którego prowadzone są negocjacje dotyczące przyszłej umowy w siedzibie spółki, kontrahent został ugoszczony obiadem, kawą, deserem. Wydatki poniesione przez podatnika w związku z organizacją spotkania nie służą reprezentacji i mogą być sklasyfikowane jako koszty podatkowe.
Zarząd spółki zabrał stałego klienta na wieczorne spotkanie do wykwintnego klubu nocnego. Podczas spotkania serwowano w dużych ilościach głównie bardzo drogi alkohol. Istnieje duże ryzyko, że w tym wypadku fiskus uzna, iż poniesione wydatki mają charakter reprezentacji niestanowiącej kosztów podatkowych.

Duże znaczenie dla wyeliminowania rozbieżności w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów ponoszonych przez podatników wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów miały tezy zawarte w wydanym w składzie siedmiu sędziów wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 czerwca 2013 r. (II FSK 702/11). W oparciu o ten wyrok wydano interpretację ogólną Ministerstwa Finansów z 25 listopada 2013 r.(DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521)

Powołana wyżej interpretacja ogólna nadal zachowuje aktualność i odnoszą się do niej organy podatkowe w swoich interpretacjach podatkowych (zob. interpretację Szefa Krajowej Administracji Skarbowej z 13 września 2017 r., DPP13.8221.3A.2017.MNX).

WAŻNE!

Jeśli w trakcie spotkań z kontrahentami serwowany jest alkohol, to poniesionych na ten cel wydatków nie należy zaliczać do kosztów podatkowych.

Podsumowując, wydatki na spotkanie z kontrahentem np. w restauracji, gdzie podatnik ponosi koszt posiłku (np. obiadu czy kolacji), a powodem organizacji spotkania nie jest chęć wykreowania pozytywnego wizerunku firmy, lecz zwyczajowe działanie bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i nie stanowią wydatków na reprezentację. Podobnie wydatki na serwowanie drobnych poczęstunków na rzecz klientów (w tym przyszłych) w trakcie oferowania na targach wystawienniczych produktów firmy można zaliczyć w ciężar kosztów. Nie stanowią one bowiem kosztów reprezentacji, ponieważ za takie należy uznać wydatki na zakup żywności, napojów lub usług gastronomicznych, których wyłącznym lub dominującym celem jest stworzenie dobrego wizerunku podatnika, obrazu jego firmy czy działalności. W sytuacji, w której poczęstunek taki ma charakter zwyczajowy towarzyszący spotkaniu z kontrahentem, którego celem jest oferowanie produktu podatnika, a zatem osiągnięcie przychodu z działalności gospodarczej, wydatek taki może zostać uznany za koszt podatkowy.

Warto zadbać o takie udokumentowanie poniesionych kosztów, które jednoznacznie wykaże, że poniesione wydatki na nabycie poczęstunków pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Na konieczność taką wskazują również organy podatkowe (zob. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 22 kwietnia 2015 r., IBPBI/1/4511-392/15/ESZ).