O tym, czy można odliczyć VAT od zakupionych artykułów spożywczych, decyduje miejsce ich spożycia.

Artykuły spożywcze spożywane w takcie pracy

Podatnicy, którzy kupują dla swoich pracowników owoce, warzywa, artykuły spożywcze spożywane w trakcie pracy, od zakupu większości z nich nie mogą odliczyć VAT. Zdaniem organów podatkowych i sądów nie możemy mówić o ich związku z prowadzoną działalnością.

Pracodawcy nie mają obowiązku zapewnienia pracownikom jedzenia. Jest to zatem zakup na cele osobiste pracowników. Nie przekonuje argument, że produkty są spożywane tylko na miejscu. Odliczymy VAT tylko od zakupu wody, mleka, kawy, herbaty, cukru, udostępnianych pracownikom i współpracownikom w czasie pracy. Zdaniem organów te artykuły spożywcze przeznaczone są bowiem do zużycia w związku z przepisami BHP i mają związek (pośredni) z wykonywaniem czynności podatkowanych (zob. pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 kwietnia 2021 r., sygn. 0114-KDIP4-3.4012.2.2021.2.IG).

PRZYKŁAD

Spółka kupuje wodę oraz zapewnia pracownikom kawę, herbatę, cukier oraz mleko. Za zakupy dokonane na sierpień otrzymała fakturę:

• za wodę: wartość netto 500, VAT 115 zł,
• za kawę, herbatę, cukier, mleko: wartość netto 330 zł, VAT 93 zł.

Spółka może odliczyć pełny VAT, tj. 208 zł. Od przekazania nie nalicza VAT.

Artykuły spożywane w trakcie spotkań

Pracodawca ma prawo do odliczenia VAT niezależnie od rodzaju artykułów spożywczych spożywanych wyłącznie podczas spotkań służbowych. Spotkania służbowe czy negocjacje z kontrahentami są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i służą celom tej działalności. Zatem zapewnienie sprawnego przebiegu takiego spotkania poprzez umożliwienie skorzystania z tych artykułów spożywczych ma pośrednio wpływ na działalność opodatkowaną podatnika. Potwierdzają to organy podatkowe.

Odliczymy również VAT w przypadku zamówienia cateringu do firmy czy na spotkanie poza siedzibą firmy. Usługi cateringowe stanowią czynności odrębne od usługi gastronomicznej. Ograniczenie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy nie ma zastosowania.

PRZYKŁAD

Do spółki przyjechali przedstawiciele kontrahenta z Niemiec. W trakcie spotkania w siedzibie firmy podano poczęstunek zamówiony w firmie cateringowej. Spółka, jeśli spotkanie było związane z jej działalnością opodatkowaną, może odliczyć VAT z faktury otrzymanej od firmy cateringowej.

Artykuły spożywane w trakcie spotkań i pracy

Gdy produkty są spożywane na spotkaniach i poza nimi, a podatnik nie jest w stanie określić, jaka część tych zakupów jest wykorzystywana na spotkaniach, nie możemy w ogóle odliczyć VAT. Ustalenie przez podatnika, jaka część nabytych artykułów spożywczych zostanie zużyta przez kontrahentów i klientów oraz przez pracowników w czasie narad i spotkań służbowych, a jaka zostanie przekazana wszystkim pracownikom do dowolnego korzystania w godzinach pracy, jest z praktycznego punktu widzenia raczej niemożliwe.

PRZYKŁAD

Spółka w związku z przyjazdem delegacji od kontrahenta kupiła ciasta i drobne przekąski. Jeżeli produkty te będą spożyte tylko na spotkaniu, od zakupu przysługuje prawo do odliczenia VAT. Jeśli jednak część kupionych artykułów zostanie przeznaczona również dla pracowników, którzy będą mogli korzystać z nich poza spotkaniem, odliczenie nie przysługuje.

Jak z tego wynika, bardzo ważne jest dokładne opisywanie otrzymanych faktur, aby w przyszłości organy podatkowe nie kwestionowały prawa do odliczenia VAT. Gdy kontrola odbywa się po kilku latach od spotkania, trudno sobie wtedy przypomnieć, jakie to było spotkanie i czego dotyczyło.