W praktyce podatnicy często, przed wystawieniem faktury, wystawiają fakturę pro forma, na której jest wykazany VAT. Poza tym część podatników wystawia tzw. dokumenty informacyjne, które stanowią zwykle modyfikację istniejącego w systemie księgowym szablonu faktury. Ma on mniej pozycji niż faktura oraz zawiera informację, że nie stanowi faktury: Dokument nie stanowi podstawy do dokonywania rozliczeń na potrzeby podatku VAT.

Powstaje pytanie, czy takie dokumenty mogą być uznane za faktury, biorąc pod uwagę fakt, że o tym, czy mamy do czynienia z fakturą, decyduje jej treść, a nie nazwa dokumentu.

Dominuje stanowisko, że nie, gdyż nie zastępują faktury, która jest wystawiana osobno. Innymi słowy – dokument taki jest zapowiedzią, że kontrahent wkrótce otrzyma fakturę. Ma walor informacyjny. Natomiast dowodem zawarcia transakcji i dowodem księgowym jest faktura. Oznacza to więc, że wystawienie dokumentu informacyjnego nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie czynności opodatkowanej.

Potwierdzają to również organy podatkowe (zob. pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 lipca 2021 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.280.2021.2.MWJ).

Natomiast w piśmie z 9 lutego 2021 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.860.2020.1.ASY) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyjaśnił wątpliwości, czy w sytuacji gdy umowa będzie zawierała dane wymienione w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT i jednocześnie będzie dotyczyła usługi, której wartość należności ogółem nie przekroczy 450 zł, to będzie stanowiła fakturę uproszczoną. Organ potwierdził, że umowa to nie faktura. Umowa jest bowiem porozumieniem stron ustalającym ich wzajemne prawa i obowiązki. Już samo wyraźne oznaczenie tego dokumentu jako umowa powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury.

Skoro więc dokument informacyjny nie stanowi faktury, to brak jest obowiązku zapłaty kwoty podatku z tego dokumentu na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Podatnik nie będzie zobowiązany do zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku.